Управлять – значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией. Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой (Рис.1 ).
Рис.1. Элементы системы управления
Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а «что должно делаться для достижения той или иной цели и кем».
Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи, последовательность проектирования системы управления «с нуля» выглядит следующим образом:
1. Формулирование наивысшей цели организации
2. Разработка стратегии
3. Формирование верхнего уровня системы целей и показателей
4. Определение объектов управления
5. Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей
6. Проектирование организационной структуры
7. Формирование регламентирующей и методической документации
8. Автоматизация системы управления (при необходимости)
При совершенствовании существующей системы управления речь может идти не о перепроектировании с «нуля», а о последовательной корректировке элементов системы управления в соответствии с указанной последовательностью шагов.
Пункты 1, 2 и 3 были рассмотрены в предыдущей главе. В качестве примера рассмотрим набор типовых объектов управления и подход к выделению бизнес-процессов верхнего уровня.
Любая организация должна управлять следующими основными объектами (Тимур Кадыев):
1. Собственник
2. Потребитель
3. Продукт
4. Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги)
5. Поставщик
6. Производственно-технологическое оборудование
7. Инженерно-техническая инфраструктура
8. Рабочая сила (персонал)
9. Капитал
Следует отметить, что на ранних фазах развития организации управление некоторыми объектами имеет низкое значение (например, собственником, если он является первым лицом компании, т.е. находится внутри системы управления), такие объекты могут не рассматриваться для упрощения проектирования системы управления, но это не значит, что они в принципе отсутствуют. В некоторых случаях могут появляться и другие объекты управления (например, сама система управления, если говорить о потребности в периодическом приведении ее к новому, более эффективному для реализации стратегии состоянию).
Задачей системы управления является перевод объектов управления из начального естественного состояния в конечное, необходимое для получения заданных результатов деятельности и достижения целей организации:
| № | Объект управления | Начальное состояние | Конечное состояние |
| 1. | Собственник | Неудовлетворенный | Удовлетворенный |
| 2. | Потребитель | Потенциальный | Удовлетворенный |
| 3. | Продукт | Отсутствует | Удовлетворяющий потребности потребителя |
| 4. | Отсутствует | Соответствует технологии | |
| 5. | Поставщик | Потенциальный | Удовлетворивший нас |
| 6. | Производственно-технологическое оборудование | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 7. | Инженерно-техническая инфраструктура | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 8. | Рабочая сила (персонал) | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 9. | Капитал (в процессе деятельности меняет свою форму) | Достаточный для осуществления деятельности |
В качестве инструмента для описания деятельности по управлению используется процессный подход.
Процессный подход - подход к анализу и синтезу деятельности организации, основанный на выделении составляющих деятельность бизнес-процессов.
В соответствии с выделенными объектами управления выделяются бизнес-процессы верхнего уровня:
| № | Объект управления | Бизнес-процесс |
| 1. | Собственник | Привлечение и обслуживание уставного капитала |
| 2. | Потребитель | Продвижение и продажи |
| 3. | Продукт | Разработка новых и совершенствование существующих продуктов (услуг) |
| 4. | Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги) | Производство |
| 5. | Поставщик | Воспроизводство ресурсов |
| 6. | Производственно-технологическое оборудование (ПТО) | Воспроизводство ПТО |
| 7. | Объекты инженерно-технической инфраструктуры (ОИТИ) | Воспроизводство ОИТИ |
| 8. | Рабочая сила (персонал) | Воспроизводство рабочей силы |
| 9. | Капитал | Финансирование деятельности и расчеты |
Существующие управленческие техники и методики, такие как система менеджмента качества, бюджетирование, CRM и прочие, являются способами организации бизнес-процессов. Поэтому рекомендуется сразу встраивать необходимые техники и методики в модель бизнес-процессов.
Регламентирующая и методическая документация
Разработанные элементы системы управления необходимо зафиксировать в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются как рабочая документация сотрудников и для проведения аудитов СМК.
Выделяются три основных вида регламентирующей документации (Рис.2 ):
1. Регламенты бизнес-процессов (в т.ч. регламенты процедур, используемые в Business Studio)
2. Положения о подразделениях
Дополнительно к перечисленным видам документации могут применяться методики, формализующие алгоритмы и правила выполнения отдельных работ. Они используются в тех случаях, когда заранее известно, что при выполнении определенного вида работы должны использоваться только одни и те же правила. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы человеконезависимыми – при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково.
Рис.2. Структура регламентирующей документации
Business Studio позволяет осуществлять выполнение следующих этапов по проектированию системы управления:
Формирование верхнего уровня системы целей и показателей;
Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей;
Проектирование организационной структуры;
Формирование регламентирующей документации.
Также Business Studio может быть использована в проекте автоматизации системы управления – в части разработки технического задания на автоматизацию и формирования инструкций пользователям.
Порядок использования Business Studio для выполнения работ по проектированию системы управления организацией изложен в следующих разделах.
Система, в буквальном переводе с греческого, есть целое, составленное из частей. Для целей нашего изложения система - это совокупность, объединение взаимосвязанных и расположенных в определенном порядке элементов (частей) какого-либо целостного образования. Система управления представляет собой определенным образом организованную совокупность элементов, образующих единое целое, несводимое к свойствам составляющих ее отдельных элементов, в которой реализуются функции управления.
В соответствии со сложившимися взглядами в числе системных выделяют следующие основные принципы:
Целостности - принципиальной не сводимости свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и не выводимости из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т.д. внутри целого;
Структурности - возможности описания системы через установление ее структуры, т.е. сети связей и отношений системы; обусловленности поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;
Взаимозависимости системы и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия;
Иерархичности - каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из компонентов более широкой системы;
Множественности описания каждой системы - в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы.
В общем случае модель системы управления включает следующие основные элементы: субъект, объект управления, силы и средства управления, каналы связи (прямой и обратной). Система управления испытывает воздействие внешней среды , соответствующим образом изменяется и обеспечивает тем самым свое функционирование (работоспособность).
Субъектом управления организацией является должностное лицо или определенным образом организованная группа лиц (орган, подразделение, коллегия, совет, совещание, собрание и т.п.), которые могут и должны в силу должностных обязанностей, данных полномочий или имеющихся договоренностей (согласия) оказывать управляющее воздействие на соответствующий объект управления.
Персонифицированными субъектами управления различного уровня являются, в частности, директор фабрики, заместитель руководителя департамента, начальник воинского подразделения, ректор университета, президент ассоциации, генеральный секретарь партии, председатель собрания, управляющий делами международного комитета, руководитель группы, менеджер и т.д. Групповым субъектом управления в организации являются, в частности, совет директоров крупной компании, общее собрание акционеров, коллегия министерства, ученый совет научного или учебного заведения, экспертный или консультативный совет законодательного органа, управляющая структура холдинга и т.д.
Каждый субъект управления, независимо от положения в иерархии организационной структуры, является одновременно объектом управления системы более высокого организационного уровня. Это означает, что он должен не только воспринимать управляющее воздействие своего субъекта управления (руководителя, вышестоящего органа управления), но и, свою очередь, оказывать на него соответствующее воздействие по каналам обратной связи (например, путем предоставления информации, необходимой для функционирования общей системы и т.д.).
Объект управления в организации - должностное лицо, отдельный работник или коллектив (подразделение организации), осуществляющие деятельность в интересах организации. Указанные объекты управления: воспринимают управляющее воздействие субъекта управления; обладают относительной самостоятельностью в решении служебных вопросов или реализации управленческих функций; имеют четко определенные (нормативно закрепленные) организационные отношения с субъектом управления, устойчивые каналы прямой и обратной связи с ним. Объектом управления, хотя и специфичным, является и неформальная группа работников внутри организации.
Определение и распределение объектов управления между различными уровнями, звеньями управления и конкретными должностными лицами осуществляется с учетом сложности, важности, состояния таких объектов; качеств и способностей управляющего субъекта; норм управляемости и некоторых других факторов управления. Общими правилами являются следующие: у каждого объекта должен быть свой и желательно единственный субъект управления; у каждого субъекта должен быть свой объект управления или их группа, объединяемая по каким-либо существенным признакам (территориальный, функциональный и т.п.); каждый субъект и объект управления должны иметь вполне определенный и точно очерченный перечень обязанностей, прав и ответственности в сфере управления.
Управленческое воздействие - это любой вид взаимного воздействия объекта и субъекта управления. Различают два его вида: управляющее воздействие и обратное воздействие. Управляющее воздействие представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления с целью изменения (сохранения) его состояния, поведения, действий. Обратное воздействие отражает, реакцию объекта управления на управляющее воздействие его субъекта, собственное видение управленческой ситуации объектом управления, а также детальную информацию о факторах управления на конкретном участке. Таким образом, объект управления принимает участие в процессе управления.
Силы управления - это организованная на основе штатного расписания и профессиональных и квалификационных характеристик совокупность работников, объединенных в аппарат управления , - помощники, советники, консультанты, референты, секретари и т.д. Сюда же относятся отдельные, специально выделенные работники, на которых возложено (возможно, временно) выполнение определенных управленческих функций. На практике в небольших подразделениях специально выделенные работники осуществляют функции анализа и планирования. Эта категория работников организации нуждается в углубленной управленческой подготовке и специализации с учетом характера выполняемых функций.
Средства управления - любые физические объекты, позволяющие фиксировать и передавать управленческое воздействие, осуществлять прямую и обратную связь, обеспечивая тем самым эффективное функционирование системы управления. К ним относятся разного рода технические средства - главным образом средства вычислительной техники, современные средства связи, а также организационной техники (диктофоны, копировально-множительные аппараты, дистройеры и т.д.).
Система (в самом общем виде) может быть охарактеризована как нечто целое, состоящее из взаимосвязанных и взаимозависимых частей, взаимодействие которых порождает новые интегративные качества, не присущие отдельным составляющим
Любая система имеет две основные содержательные характеристики.
Во-первых, целостность: система представляет совокупность конкретных, с присущими только им свойствам и характером взаимосвязи частей.
Во-вторых, делимость: система стоит из подсистем, которые также обладают системными свойствами, т. е. могут быть представлены в виде систем более низкого уровня.
Система управления (менеджмента) – это система, в которой реализуются функции управления (менеджмента).
Система управления может быть представлена в виде взаимодействия трех элементов. Первым элементом является субъект управления. В качестве второго элемента управления (менеджмента) или управляющая часть системы, оказывающая управленческое воздействие, третий элемент системы объект управления.
Управляющая подсистема представляет собой совокупность органов управления предприятием, управляемая – совокупность цехов, участков, бригад и рабочих мест. Управляющая и управляемая подсистемы связаны между собой потоками команд и обратными потоками информации, отражающими реакцию управляемой подсистемы на поступающие команды.
Управляющая подсистема включает в себя ряд элементов, одновременное функционирование которых позволяет эффективно управлять предприятием.
К ним относятся:
Организация управление (функции управления и структуры управления);
Методы управления (экономические, административно-правовые, организационные, социально-психологические);
Технология управления;
Техника управления.
В качестве объекта управления выступают работник, группа лиц, трудовой коллектив. Объектами управления могут быть также: ресурсы, процессы, результаты, все виды человеческой деятельности.
Организации в процессе своей деятельности используют материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и другие ресурсы. Соответственно в качестве объектов управления - ресурсов могут выступать:
- товарные запасы;
Информационный массив;
Персонал организации.
В любой организации протекает множество процессов, начиная с процесса управления и до производственного процесса. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим в качестве объектов управления - процессов могут выступать:
Производственный процесс;
Торгово-технологический процесс;
Маркетинговая деятельность предприятия;
Материально-техническое снабжение предприятия и т. д.
К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации продукции, затраты, качество продукции и т. д. Соответственно в качестве объектов управления - результатов могут служить:
- качество производимых товаров или оказываемых услуг;
Результаты управленческой или производственной деятельности;
Производительность труда;
Производственные или управленческие затраты и т. д.
Предприятие как открытую систему можно представить в следующем виде:
Система управления современной организацией (предприятием) должна отвечать следующим основным требованиям:
Обладать высокой гибкостью;
Быть адекватной сложной технологии производства, требующей соответствующих форм контроля, организации и разделения труда;
Оперативно реагировать на изменения факторов внешней и внутренней среды предприятия, конъюнктуры рынка;
Учитывать конкуренцию на соответствующем рынке товаров (услуг);
Учитывать требования к качеству обслуживания потребителей и выполнения договоров;
Обеспечивать высокую эффективность управления предприятием;
Способствовать развитию организации;
Обеспечивать внедрение достижений науки и передовой практики;
Обладать способностью саморегулирования, чтобы любые отклонения от нормы (по стоимости, качеству, срокам и др.) быстро фиксировались (в идеале - автоматически) и сразу же вырабатывались и предпринимались контрмеры, возвращающие систему управления в прежнее нормальное состояние.
Непременным элементом любой системы управления является связь. Связь можно определить как важный для целей управления, взаимодействия канал обмена между субъектами веществом, энергией, информацией. Единичным актом связи выступает воздействие.
Связи могут быть прямыми, обратными, вертикальными, горизонтальными и т. д.
Прямая связь - это воздействие субъекта управления на объект в виде управленческих команд, решений, рекомендаций и т. д.
Обратная связь - это информация, исходящая от объекта управления к субъекту управления. Существование обратной связи означает, что результат функционирования объекта управления определенным образом влияет на поступающие на него воздействия. Как правило, обратная связь выступает важным регулятором в системе управления.
Приведенные прямые и обратные связи относят к вертикальным. Кроме них существуют также горизонтальные связи, позволяющие реализовать неформальные отношения, способствующие передаче знаний и навыков, обеспечивающие координацию действий субъектов одного уровня по достижению системой управления поставленных перед ней целей.
Таким образом менеджмент – это система управления, которая обеспечивает эффективное функционирование и развитие организации в условиях конкурентной борьбы.
5. Организация: понятие, признаки, классификация
Предприятие - это самостоятельный хозяйствующий субъект, созданный предпринимателем или объединением предпринимателей для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг с целью удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.
Предприятия, специализирующиеся на выпуске однородной продукции, образуют соответствующие отрасли материального производства: промышленность, сельское хозяйство, транспорт, строительство и т.п. Они составляют структуру отрасли, определяют их профиль и масштабы. Кроме того, предприятия и организации формируют территориальную специализацию городов, областей, в которых они расположены. Таким образом, предприятия, их коллективы представляют собой главные элементы, из которых формируются одновременно отраслевые и территориальные комплексы. Поэтому предприятия выступают в качестве основных звеньев народнохозяйственного комплекса.
В настоящее время в отечественной практике все большее распространение получает понятие "фирма". Последнее зачастую используется как синоним предприятия, что противоречит его смысловому назначению. Так, если предприятие выполняет роль непосредственного товаропроизводителя, то фирма призвана играть роль предпринимателя, создающего или преобразующего предприятие, обеспечивающего финансирование их деятельности. Само наименование фирмы, ее торговый знак, используемый при заключении хозяйственных договоров на товары, их упаковка, позволяет индивидуализировать конкретное предприятие и деятельность фирмы в отличие от других производителей однородной продукции.
Экономическая роль предприятия состоит в удовлетворении потребностей потребителей и обеспечение дохода его работникам, собственнику и поставщикам.
Функционируя на определенной территории (город, район, область, республика), предприятия обеспечивают его благополучие, от которого зависят сами. Предприятие должно организовать свою деятельность, ориентируются на человека, то есть оно играет также социальную роль .
Рассмотрим экономические и социальные функции предприятия в трех аспектах:
Роль предприятия по отношению к своим клиентам,
Роль предприятия по отношению к своим работникам,
Роль предприятия по отношению к собственнику имущества предприятия.
Большая часть продукции предприятия предназначена для продажи на рынок для удовлетворения потребностей своих клиентов . За это оно получает прибыль, поэтому предприятие нуждается в стабильной клиентуре. Со своей стороны потребитель нуждается в товарах определенного качества по доступным ценам. Между ними создаются прочные отношения, которые могут существовать и усиливаться только, если обе стороны удовлетворены своими связями. Только обслуживая клиентов, предприятие может реально удовлетворять его потребности и этим самым реализовать прибыль. Таким образом, роль предприятия пол отношению к своим клиентам заключается в их обслуживании.
Предприятия, в конечном счете, обеспечивают гармоничное развитие экономики, ориентированной на удовлетворение потребностей, признанных самыми полезными для человека и общества.
По отношению же к своим работникам предприятие должно обеспечить их:
1)необходимыми техническими средствами, позволяющими персоналу достигнуть наибольшей производительностью,
2)наилучшими условиями труда, обстановкой, в которой персонал с удовольствием работает,
3)соответствующей оплатой труда,
4)защитой занятости.
Роль предприятия по отношению к собственнику имущества сводится к получению прибыли, необходимой для того, чтобы:
1) обеспечить стабильность, необходимую самому предприятию и его персоналу,
2) не причинить ущерба своим работникам, а также кредиторам, обществу в случае нарушения нормального функционирования предприятия,
3) обеспечить самофинансирование предприятия.
Цель предприятия:
1) удовлетворение общественных потребностей,
2) получение прибыли.
Можно выделить следующие признаки предприятия.
1. Предприятие – это, прежде всего, организация - т.е. гармоничное сочетание материальных элементов производства и рабочей силы.
Для функционирования такой организации необходим комплекс, включающий земельный участок, здания, сооружения, оборудование. Помимо средств труда для производственно-хозяйственной деятельности необходима и рабочая сила.
2. Любое предприятие производит продукцию или оказывает услуги . Эта продукция используется в качестве:
Предмета потребления,
Средства производства в новых производственных циклах.
Предприятие обязано выпускать качественную продукцию с оптимальными затратами для более полного удовлетворения общественных потребностей и роста благосостояния коллектива предприятия.
3. Предприятие является юридическим лицом, имеющим в собственности, хозяйственном ведении или управлении обособленное имущество и отвечающим по своим обязательствам этим имуществом.
4. Предприятие осуществляет любые виды деятельности, которые предусмотрены его уставом и не запрещенные действующим законодательством.
5. Предприятие:
Самостоятельно организует производство в соответствии со своими целями,
Самостоятельно выбирает партнеров по хозяйственной деятельности,
Самостоятельно распоряжается готовой продукцией,
Самостоятельно реализует готовую продукцию по наиболее выгодным каналам и по приемлемым ценам,
Самостоятельно распоряжается своим доходам.
6. Каждое предприятие как самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица находит все средства для своей деятельности на рынке (деньги, товары, рабочую силу, информацию). На рынке же предприятие сбывает свою продукцию. Предприятие может стабильно функционировать только при условии нормального бесперебойного взаимодействия с рыночной средой. Функции рынка: информационная, ценообразующая.
7. Непременными признаками современного предприятия должны быть динамичность, устремленность в будущее. Оно должно разрабатывать, производить и предоставлять на рынок новые продукты, внедрять новые методы производства и его организации, распределения, находить новые рынки для своей продукции, осваивать новые источники сырья и энергии. Успешная деятельность предприятия в эпоху научно-технического прогресса в значительной мере зависит от точности прогнозов - как краткосрочных, так и долгосрочных. Деятельность предприятия, его заботы должны быть повернуты в будущее. Предприятие должно знать будущие потребности в его продукции и своевременно готовиться к их удовлетворению. Это повышает значение проведение исследований, научного изучения рынка, применение методов прогнозирования, осуществления программ подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.
Классификация предприятий. Организационно-правовые формы предприятий
Предприятия могут быть классифицированы по:
Сектору экономики;
Объекту деятельности;
Организационно-правовой форме;
Целям деятельности;
Размерам;
Типу производственных процессов;
Степени специализации.
По сектору экономики различают предприятия первичного, вторичного и третичного секторов.
Предприятия первичного сектора – непосредственно эксплуатируют природные ресурсы (например, нефтедобыча) и обеспечивают сырьем обрабатывающую промышленность (например, добыча рыбы).
Предприятия вторичного сектора – предприятия, преобразующие сырье в средства производства и предметы потребления (например, НП и НХП).
Предприятия третичного сектора (сфера услуг) – предоставляют различные услуги (например, транспорт, образование, банки, медицинские учреждения).
По объекту деятельности различают предприятия: сельского хозяйства, транспортные, строительные, торговые, предприятия, оказывающие услуги, промышленные.
По целям деятельности различают:
Предприятия, преследующие помимо удовлетворения потребностей членов общества, получение прибыли – коммерческие ;
Предприятия, удовлетворяющие личные или коллективные потребности членов общества и не ставящие цели в получении прибыли - некоммерческие .
По размерам различают: мелкие, средние, крупные и очень крупные предприятия.
По типу производственных процессов различают предприятия массового, серийного и единичного производства .
По степени специализации различают: специализированные, диверсифицированные и комбинированные .
В соответствии с законодательством РФ создаются и осуществляют свою производственно-хозяйственную деятельности в зависимости от форм собственности следующие организационно-правовые формы предприятия:
Государственные;
Муниципальные;
Индивидуальные;
Хозяйственные товарищества;
Хозяйственные общества;
Учреждения;
Общественные и религиозные организации (объединения);
Акционерные общества (ЗАО, ОАО);
Предприятия, созданные на основе аренды и т.д.
По российскому законодательству предприятие – самостоятельный хозяйствующий субъект (юридическое лицо), созданный для ведения хозяйственной деятельности, которая осуществляется в целях извлечения прибыли и удовлетворения общественных потребностей.
Предприятие выступает юридическим лицом, что определяется совокупностью признаков:
1. Обособленность своего имущества;
2. Отвечает по обязательствам этим своим имуществом;
3. Наличие расчетного счета в банке;
4. Выступает от своего имени.
Обособленность имуществ выражается наличием самостоятельного бухгалтерского баланса, на котором числится имущество предприятия.
 |
Рассмотрим более подробно классификацию предприятий по организационно-правовой форме.
Социальные системы являются упорядоченными, целостными; функционально и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными с точки зрения состава и количества элементов.
Обычно они постоянно развиваются, эволюционируя в направлении усложнения (хотя иногда могут временно стабилизироваться или даже деградировать). Это развитие протекает под влиянием противоречивого взаимодействия внешних и внутренних факторов. Поэтому оно неравномерно (может быть прерывистым, скачкообразным) и не всегда предсказуемо.
Важная особенность социальной системы (как и органической системы вообще) состоит в том, что небольшие изменения в одном из ее элементов могут вызвать «цепную реакцию», привести к серьезным последствиям для нее в целом. Это свойство широко используется в управлении: с помощью небольшого адресного воздействия в нужный момент легко достичь крупных результатов (об этом говорит так называемая теория рычага).
Для того чтобы социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом {системой управления). Последний осуществляет ориентировку, интеграцию и контроль функционирования отдельных ее частей, поступления ресурсов, результатов и т. п., их коррекцию на основе обратной связи.
Жизнеспособность социальных систем обеспечивается также рациональным использованием ресурсов, разумным сочетанием политики самообеспечения и интеграции с другими системами; поддержанием стабильности структуры, норм, культурных ценностей.
Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие взаимосвязанные элементы:
Органы (субъекты) управления (должности, подразделения);
Коммуникационные каналы;
Набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.
Принципами построения системы управления являются:
Соответствие целям организации;
Сопряженность функций и полномочий;
Ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;
Допущение неформальных связей;
Обеспечение эффективного контроля;
Гибкость и адаптивность.
Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и т. д.).
Система управления характеризуется:
1) составом, соподчиненностью, информационной нагрузкой элементов, способом их взаимодействия;
2) уровнем централизации или децентрализации полномочий;
3) степенью специализации и регламентации функций;
4) стабильностью или изменчивостью поведения;
5) открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью
к внешним влияниям);
6) техническим оснащением.
Системы управления можно разделить на два типа: с жестко регламентированным управлением на основе заданий и с мягким управлением с помощью целей, сроков, лимитов расходования ресурсов. В любой иерархической системе управление происходит в условиях неполной информированности систем более высокого уровня об истинных целях, ресурсах и ограничениях низовых систем.
Определенное соотношение субъектов управления, связанных между собой
коммуникационными каналами, образует структуру этой системы, отражающую статику менеджмента, а совокупность методов, технологий и проч. - его механизм.
Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, границы между которыми весьма условны. Они взаимодействуют с помощью механизма управления, который соответствующей частью принадлежит каждой из них.
Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть системы управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру во главе с направителем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, совет директоров).
Понятию «управляющая подсистема» близко понятие «субъект управления», однако они не тождественны. В состав субъекта входят только те элементы подсистемы, которые связаны с выработкой решений (на каком бы уровне они ни находились).
В общефилософском смысле субъект - это лицо, способное к выбору деятельности, исполняемой роли для себя и для других, собственных целей и способов их достижения.
Субъекты классифицируются по характеру, содержанию и масштабу деятельности.
К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.
Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать рядовых исполнителей, процесс, отношения и т. д.
Нужно иметь в виду, что объект управления отличается от субъекта не сам по себе как таковой (субстанциально), а выполняемыми функциями. Поэтому, например, одно и то же лицо в разных ситуациях может быть и тем и другим. Обычно субъект управления по масштабу меньше объекта и сложность его ниже, но он более активен и динамичен; объект же, наоборот, инертен.
Иногда возникает ситуация, когда дальнейшее развитие объекта управления может идти несколькими путями. Это порождает неопределенность (энтропию). Чем больше существует вариантов дальнейших действий, чем сложнее выбирать из них лучший, тем ее степень выше и тем сложнее осуществлять управление. Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности (совокупности должностей), образующих подразделение управления. Но субъект может действовать и без такого оформления. Главное, чтобы он генерировал и реализовывал соответствующие решения.
От субъекта управления следует отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей - руководителей и сотрудников подразделений, участников процесса управления
Для того чтобы взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.
Во-первых, они должны соответствовать друг другу, быть совместимыми. Это позволит им полностью реализовать свои потенциальные возможности, избежать многих сбоев и «накладок».
Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую плохо знает. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей. Если руководитель и подчиненный не будут совместимы психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.
Во-вторых, в рамках единства субъект и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью. Предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило, затруднительно. Поэтому принятые наверху решения могут быть неоптимальными.
В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны. Это облегчает корректировку последующих шагов, которые обеспечивают их приспособление к изменению внешней среды и друг к другу.
В-четвертых, как субъект, так и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии (один - в получении необходимых в данной ситуации команд, другой - в своевременном и точном их исполнении).
Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать объективным целям объекта управления. Ведь возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.
Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, т. е. его адекватную реакцию на управляющее воздействие. Высокая реактивность может иметь форму готовности исполнения требований, сотрудничества; низкая - бездействия, противодействия, формальных действий.
Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала,
соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.
В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные.
Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который должен:
Соответствовать целям и задачам объекта управления;
Учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;
Предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект;
Поддаваться контролю;
Иметь возможности для совершенствования.
Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:
1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;
2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;
3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;
4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности
и условий труда;
5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.
Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений.
Вопросы и задания
1. Вспомните, что означают следующие понятия: система; социальная система; система управления.
2. Перечислите основные признаки системы.
3. Вспомните особенности социальной системы; рассмотрите свою учебную группу как разновидность последней.
4. Объясните, в чем сходство и в чем различие между управляющей и управляемой подсистемами, с одной стороны, и между субъектом и объектом управления - с другой; попытайтесь изобразить соотношение этих элементов графически.
5. Перечислите требования системы управления к управляющей и управляемой подсистемам.
6. Объясните, что такое управляемость и от чего она зависит. Охарактеризуйте степень управляемости своей учебной группы.
Тема № 3: Сущность и функции менеджмента
Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого . Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование.
Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем , (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия , включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирующих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления . Системный подход требует рассматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.
Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.
Под управляемой понимают ту, которая их воспринимает и реализует на практике.
В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут принадлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.
Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).
В состав управляющей подсистемы включаются также механизмы ее воздействия на управляемую - планирование, контроль, стимулирование, координация и пр.
К управляемой подсистеме относятся элементы объекта управления , которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, работников, их взаимоотношения и т.п.).
Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше управляемой и сложность ее ниже; но она более активна, динамична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие решения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.
Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генерирует решения, регламентирующие функционирование объекта управления.
От субъекта управления необходимо отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей, в которых персонифицируются управленческие отношения - руководителей и сотрудников аппарата.
Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и управляемой подсистемами было эффективным необходимо выполнение ряда условий.
Во-первых , они должны соответствовать друг другу. Если такого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следовательно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.
Более того, должны быть совместимыми друг с другом , чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.
Во-вторых , в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятельностью . Центральное звено управления не в состоянии предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.
В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие , основанное на принципах обратной связи, определенным образом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечивают приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.
В-четвертых , как управляющая, так и управляемая подсистемы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна - в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая - в их своевременном и точном исполнении.
Возможность субъекта управлять, обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.
Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. Поэтому, возможность достижения ими своих целей должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.
Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.
Управляемость проявляется как реакция подчиненного, управляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие. Она может иметь форму выполнения соответствующих требований, бездействия, противодействия, формальных действий, то есть характеризуется готовностью к выполнению требований руководства и сотрудничеству. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.
В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действие механизма управления , под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).
Механизм управления должен соответствовать целям и задачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для совершенствования.
Система управления должна быть эффективной , что предполагает: оперативность и надежность, качество принимаемых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников управления во всем персонале организации.
Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических качеств участников, обеспечения оптимального размера подразделений.
