генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям


Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.


Преимущества ежедневного плана для компании

  • Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
  • Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
  • Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
  • Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

    Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

  • Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
  • Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

  • Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
  • Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
  • Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

  • Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
  • Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
  • Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения


Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

  • Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
  • Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

    • Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

  • Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

  • Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
    • Планируемые в рамках проектов;
    • Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
    • Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
  • У каждой задачи необходимо указать:
    • Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
    • Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
    • Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
    • Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
    • Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
  • Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

  • План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
  • План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
  • Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
    • для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
    • для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
  • План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
  • Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.


Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.


Основные преимущества еженедельного планирования:

  • больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
  • экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

  • Как составлять план?
    • Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
    • Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
    • Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
  • План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
    • Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
  • Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
  • Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
    • ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
    • если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.


Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

Планирование рабочего времени не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.

Вы узнаете:

  • Что дает рациональное планирование рабочего времени на предприятии.
  • Какие существуют методы планирования рабочего времени.
  • Какие есть правила эффективного планирования рабочего времени.

Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.

Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.

Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.

У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.

Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.

Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше. В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.

Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист

Чтобы справиться с огромным потоком информации и развивать бизнес, важно распоряжаться временем рационально и не растрачивать силы на рутинные дела. Для этого нужно правильно делегировать задачи подчиненным и проконтролировать их выполнение.

Проверьте по чек-листу, который подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», правильно ли вы распоряжаетесь рабочим временем или совершаете ошибки в делегировании задач и засиживаетесь на работе.

Методы планирования рабочего времени

Принцип Парето

Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.

  • От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
  • 80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
  • 20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
  • 80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.

Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.

На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.

Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.

АВС-планирование

В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.

Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное - помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.

АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.

  • Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
  • Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
  • Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная - всего 15 % относительного веса.

Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать. И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.

Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени

Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.

Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.

Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.

  1. Квадрант 1: Важное и срочное

Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет - его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.

Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.

Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.

  1. Квадрант 2: Важное и неcрочное

В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо. Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия. Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.

Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.

И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.

  1. Квадрант 3: Срочное и неважное

Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта. Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели. Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.

Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры. Есть и другой пример - ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.

Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»

  1. Квадрант 4: Неважное и несрочное

К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.

В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».

Взять, например, сериал длительностью в 200 часов - в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.

Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.

Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.

Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент

Инструкция, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», расскажет, как найти гармонию в жизни даже в безвыходных ситуациях, объяснит, от каких установок, навязанных обществом и СМИ, нужно срочно избавиться, и подскажет, что делать, если вам не хватает и суток, чтобы справиться с работой.

Таблица планирования рабочего времени

Приведем простой пример в форме таблицы.

Вторник

Подзадача

Комментарий

Проверить список дел

Поездка на работу

Телефонные звонки

Добрать номера двух контактов с рабочей электронной почты

Написание статьи

Анализ материалов

Написание статьи

Перевод дополнительных материалов с иностранного языка и набор основного текста

Не забыть оформить сноски на источники и исправить дефисы на тире

Поход к редактору

Совещание

Среда

Данный пример наглядно демонстрирует принцип построения рабочих планов. При необходимости таблицы могут быть большей глубины, с расширенным пространством для примечаний. Не важно, какая программа будет применена для реализации, скажем, индивидуального планирования рабочего времени руководителя/специалиста. Таблица - средство универсальное, ее можно нарисовать даже на простой бумаге. Что действительно важно - уметь адаптировать ее под себя, свои задачи и цели, и определить, для каких временных интервалов она будет использоваться: по дням, неделям, месяцам.

Как происходит планирование фонда рабочего времени

Начальный этап планирования заключается в анализе исходных параметров системы - наличия активности по улучшению фонда рабочего времени (ФРВ) и ее направлений. Далее следует ответ на вопросы: на ком лежит ответственность за данную активность (специалистах, службах) и ее планирование? Насколько учитывается рабочее время? Осуществляется ли наблюдение за расходованием рабочего времени? Раскрываются ли резервы ФРВ? Проводятся ли мероприятия, направленные на уменьшение потерь рабочего времени на этапе планирования? Какие методы для этого используются?

Следующий этап - анализ применения ФРВ. В его рамках изучают динамику выработки рабочих (с привязкой ко времени - часовая, дневная, годовая) и выявляют воздействующие на нее факторы; анализируют состояние ФРВ и определяют незадействованные возможности для снижения отдельных видов неявок; прорабатывают данные наблюдений по эксплуатации фонда рабочего времени и др. Подробнее о методиках анализа использования фонда рабочего времени можно узнать из учебной и методической литературы.

Информационную базу осуществления анализа ФРВ составляют данные статистического и табельного учета рабочего времени; сводка первичного учета (листок о простое, сверхурочной занятости, об устранении брака); самофотографии и фотографии рабочего времени; данные опросов и анкет.

В ходе анализа исследуется применение всего ФРВ и его составных частей - целодневного и внутрисменного фондов в рамках различных уровней предприятия (структурных подразделений, предприятия в целом, профессий и групп). Такой подход дает возможность обнаружить «узкие места», которым следует уделить внимание в первую очередь. Результат анализа - оценка резервов усовершенствования применения ФРВ и соответственно повышение эффективности планирования рабочего времени.

Полученные результаты употребляются для планирования полезного фонда рабочего времени. Данное мероприятие включает в себя подготовку планового бюджета баланса, сравнение его составляющих с нормами предприятия, а также экономию рабочего времени на непроизводительные затраты. Методы распределения баланса рабочего времени получили достойное освещение в учебных материалах и пособиях.

Планирование и анализ рабочего времени обрели специфические черты в условиях рыночной экономики. Например, административные отпуска принудительного характера являются выгодными для предприятия с точки зрения его расходов. Неполное рабочее время утратило свой статус резерва.

В планировании ФРВ актуальным становится дифференцированный подход для постоянных сотрудников с полной ставкой, временных работников; в режимах частичной занятости.

С целью наиболее эффективной организации и планирования рабочего времени на предприятии проводятся специальные мероприятия: социально-экономические, организационно-технические и лечебно-профилактические. Они отражаются в различных организационно-технических планах, планировании усовершенствования условий труда и др. Вовлечение внешних участников нужно обсудить с органами местной власти и только потом вносить их в планирование деятельности. Любое мероприятие должно быть ресурсообеспеченным.

Как правильно осуществить планирование рабочего времени

Правило 1. Вставать в одно и то же время

Эта начальная стадия любого планирования очень дисциплинирует и способствует приливу сил.

Правило 2. Позитивное настроение в начале дня

Работайте над своим настроением каждое утро, ведь оно сильно влияет на решение поставленных задач для достижения целей. Для этого можно задать себе три вопроса:

  • Каким образом «сегодня» приблизит меня к успеху?
  • Что следует сделать мне, чтобы сегодняшний день подарил как можно больше радости?
  • Что стоит сделать в этот день, чтобы поддержать свое здоровье?

Ответ на эти вопросы и создание позитивной мотивации зачастую не превышают двух минут. Дайте их себе перед началом выполнения стандартной утренней деятельности.

Правило 3. Правильное начало дня

Залог гармоничного утра - крепкий ночной сон и хороший завтрак. Но многие ими жертвуют, отговариваясь недостатком времени. Однако обе миссии требуют всего лишь расстановки приоритетов на этапе планирования суточного режима - в сущности, нужно просто распределить свое время таким образом, чтобы пораньше лечь спать.

Правило 4. Учитывайте такие факторы, как усталость, при планировании рабочего дня

Многие ощущают, что их трудовая производительность весь день меняется, как синусоида. Это не зависит от суточных биоритмов - от того, «жаворонок» вы или «сова». Стоит выяснить свои личные периоды подъема активности и разместить в планировании деятельности самые важные дела на этот суточный интервал. Ежедневному рутинному труду, не имеющему особой важности, лучше уделить послеобеденное время.

Правило 5. Делайте перерывы вовремя

Одним из основных правил планирования рабочего времени считается небольшой отдых, поскольку он дает возможность организму восстановить силы и вернуть внимание для работы. Обязательно делайте кратковременные перерывы в работе, длительность и частоту устанавливайте сами. Помните о регулярности.

Правило 6. Доводите начатое до конца

Старайтесь не прыгать в работе и доводите начатое дело до логического завершения. Не отвлекайтесь на более мелкие дела, ведь они крадут рабочее время. Помните, что, возвращаясь каждый раз к уже начатому делу, придется повторять старые действия, а это скажется на балансе планирования личной активности.

Правило 7. Находите полезное применение свободному времени

Стремитесь заполнять все неучтенные промежутки в своем расписании (ожидание в очереди, неинформативное совещание) полезной деятельностью. Ее сущность определяйте сами, задав себе вопрос: «Чем я могу заполнить эти минуты, чтобы получить максимальную пользу?»

Правило 8. Придерживайтесь принципа 70/30

Заносить в ежедневник нужно только 70 % своего рабочего времени. В противном случае, даже расписав свой рабочий день на 100 %, вы не получите гарантий, что все задачи будут выполнены, даже больше: многие действия не совпадут с расписанием. Цель планирования рабочего времени по этому принципу - сохранение нервной системы от перегрузок, предотвращение ощущения себя машиной и заточения в жесткие рамки.

Правило 9. Вечером составляйте план дел на завтра

Планирование дел на завтрашний день совершайте в конце дня сегодняшнего и делайте его в форме письменного списка - так точно не ничего не упустите. Лучше установить важность дел заранее и распределить по колонкам. Это даст возможность сосредоточить внимание на необходимых задачах, а менее значимые можно будет и подвинуть в случае возникновения форс-мажора.

Правило 10. Находите в каждом часе время для отдыха

Непреложное правило для каждого. Чем чаще вы сможете находить время для отдыха, тем продуктивнее будете потом работать. В этот период можно навести порядок на рабочем месте, в доме, помыть посуду, почитать журнал или книгу, прогуляться на свежем воздухе, помочь окружающим. Если вы не можете делать это стихийно, подвергните и эти действия планированию.

Правило 11. Реалистично подходите к своим возможностям

Не заваливайте себя огромным объемом работы, считая, что вам любые горы по плечу. Подойдите трезво к оценке собственных сил и возьмите лучше то, с чем гарантированно справитесь за день/неделю/месяц, такое планирование рабочего времени будет более эффективным.

Правило 12. Воспользовавшись предметом, возвращайте его на место

Такой подход к предметам на столе и в кабинете помогает сэкономить время в дальнейшем. Возьмите за правило, попользовавшись вещью, вернуть ее туда, где взяли. Установите определенные места для разных типов вещей - папку для бумаг, пенал для карандашей, ящик стола или коробку для чеков.

Правило 13. Ведите активный и здоровый образ жизни

Казалось бы, зачем нужны работнику офиса спорт, йога, фитнес, правильное питание, гимнастика? Затем, что здоровое тело и хорошее самочувствие лучше всего настраивают на позитивную энергетику и готовность к высокопродуктивной рабочей активности, особенно после ее качественного планирования.

Правило 14. Занимайтесь тем, что приносит вам удовольствие

Лучший способ самоорганизации в планировании и осуществлении профессиональной деятельности - испытывать чувство удовлетворения и любви к своей работе. Преимущество его в том, что мотивацию не приходится вытягивать клещами, она приходит сама и в большом объеме.

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Совет 1. Пересматривать планы на день

Для этого можно воспользоваться АВС-анализом или матрицей Эйзенхауэра. Даже десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов в сутки. Используйте их с толком.

Совет 2. Формирование блоков схожих дел

Постоянно отвлекающемуся человеку нужно значительно больше времени на работу, чем собранному и увлеченному. Это происходит из-за необходимости очередного «разбега» и «погружения», то есть возвращения к трудовой активности. Сэкономить рабочее время помогут блоки однотипных заданий: их легче зафиксировать на этапе планирования деятельности.

Совет 3. Выделяйте себе личное время на работе

Нередко от прямых обязанностей отвлекают визитеры, подчиненные или клиенты по телефону. Все они создают сильные помехи при выполнении действительно важных задач, нарушают баланс рабочего времени. В связи с этим нельзя быть доступным для всех и каждого на протяжении всего трудового дня - как в своем кабинете, так и в телефонном режиме. В процессе планирования рабочего времени мастера своего дела организовывают для себя промежутки, когда никто не будет их беспокоить. Вы тоже можете воспользоваться их средствами, например установить часы приема посетителей, воспользоваться автоответчиком.

Совет 4. Отводите ограниченное время на каждую рабочую задачу

Длительность выполнения определенного вида работы находится в прямой зависимости от имеющегося в распоряжении времени. Планированию подлежит даже самое мелкое задание: учитесь уделять задаче ровно столько времени, сколько понадобится на ее выполнение. Например, деловые переговоры не стоит затягивать, нужно максимально обсуждать все интересующие вопросы, но не более часа. Сделать это можно с помощью жестких временных рамок и регламента. Руководствуйтесь простым правилом: «Время - деньги», цените и экономьте их.

Совет 5. Используйте делегирование

Ни один уважающий свое время деятель не должен выполнять все задачи самостоятельно. Этот подход уже описывался в принципах и правилах планирования рабочего времени: все, что можно передать на выполнение другим лицам (65% задач, пожирающих время и силы, но не приносящих весомого результата), должно быть им делегировано. Это касается не только помощи сотрудников, но и использования помощи сторонних агентств, организаций, консультационных фирм.

Совет 6. Дробите крупные задачи на составляющие

Люди склонны увиливать от крупных или объемных задач, всячески затягивать их выполнение, потому что результат кажется им чересчур далеким. Этот факт свидетельствует о слабых навыках планирования личного времени, но его можно обойти. Дела, дающие максимально быстрый результат, нравятся практически всем. Это подметил еще Альберт Эйнштейн на примере рубки дров. То же самое можно сделать и с долгосрочными целями и большими проектами: разделить их на небольшие задания, заняться их планированием, а затем методично выполнять в течение определенного периода времени (к примеру, по два часа в день). Спустя, скажем, неделю появятся первые результаты - будет достигнута цель первой части проекта (согласно планированию), это придаст сил и мотивации продолжать работу в этом направлении.

Совет 7. Определяйте себе личные сроки для приоритетных дел

Когда вы заранее знаете, какие именно дела будут приоритетными для текущего месяца, их можно отметить в рабочем календаре и воспринимать в личном планировании дел наравне с теми же переговорами/ совещаниями. Таким образом, когда возникнет необходимость внести на эту дату другое мероприятие или действие, она уже будет «забронирована», что лишний раз напомнит вам об объективной значимости поставленной задачи. Этот совет занимает особую ценность в вопросе планирования рабочей деятельности.

Совет 8. Правильно организуйте рабочее место

В первую очередь это касается порядка на рабочем столе. На нем надлежит оставлять только те документы, без которых невозможно обойтись в выполнении задач категории А. У этого действия есть психологическая подоплека: порядок на столе помогает порядку в мыслях, а лишние бумаги отнимают время.

Совет 9. Старайтесь, чтобы другие не навешивали на вас дополнительные обязанности

Часто руководители интересуются и занимаются все новыми делами, расширяя сферы своей компетенции. Придя из личного интереса на переговоры, которые сотрудник обычно не посещает, он может попасть в рабочие группы или получить дополнительные задания, которые не внесены в его план и в итоге станут бременем для основной работы и ее планирования. Лучше всего перепроверять все свои действия на предмет их нужности в рамках должности, тем самым повышая свои навыки планирования рабочего времени.

Совет 10. Оценивайте, насколько действительно важны и неотложны дела, в которые вас внезапно хотят вовлечь

Форс-мажоры и другие неотложные дела - обычное явление для любой фирмы или предприятия, даже если они стремятся действовать в рамках строгого планирования. Для их решения мобилизуют все доступные ресурсы. Если вы согласитесь помочь в сложившейся ситуации, помните, что это отнимет время от текущих важных задач в вашем графике, поэтому всегда взвешивайте, стоит ли им жертвовать.

Совет 11. Не действуйте в результате порыва - принимайте только взвешенные решения

Иногда определенные решения принимаются в результате импульса, неконтролируемого порыва. Но это провоцирует отклонения в графике и помехи эффективному планированию рабочего времени для достижения цели. Если вы ощутили сиюминутное стремление что-то сделать (например, позвонить), тщательно обдумайте и взвесьте, действительно ли стоит осуществить задуманное.

Совет 12. Правильно устанавливайте приоритеты в делах

В большом потоке дел - конференций, совещаний, звонков, текстов - бывает очень сложно ориентироваться, и, когда вы беретесь за все сразу или хватаете по частям с разных концов, в итоге успеваете очень мало. Здесь полезно вспомнить такой способ планирования времени, как матрица приоритетов, и начинать деятельность с выполнения четко поставленных и однозначно значимых задач, постепенно продвигаясь к менее важным.

Планирование рабочего времени секретаря руководителя

Основная обязанность и цель планирования индивидуального рабочего времени секретаря - максимально разгрузить начальника и помочь тому распределить свое время. На нем лежит задача повышения эффективности использования всех возможных часов и минут для трудовой активности. А это значит, что задания и планирование деятельности руководителя и секретаря взаимозависимы.

В первую очередь секретарь помогает в организационных, подготовительных и управленческих видах работы, освобождает начальнику пространство для творчества. С этой целью помощнику необходимо знать режим дня вышестоящего звена, график его задач на все возможные периоды - день/месяц/квартал. Эффективное планирование рабочего времени секретаря зависит от графика его непосредственного руководителя, поскольку он занимается подготовкой всех встреч, переговоров и других дел (приемом визитеров, оформлением документов), которые есть в графике начальника. Ключевую роль в планировании играет иерархия задач по их ценности и важности.

Кроме этого, в обязанности секретаря включена и другая работа, не зависящая от режима дня начальства (и отраженная в планировании трудовой активности): это проверка почты и ответ на корреспонденцию, документооборот, контрольная картотека и т.п. Навыки планирования рабочего времени помощника должны быть на высоте. Начальными пунктами его расписания всегда выступают повторяющиеся действия, например:

  • подготовить рабочее место руководителя;
  • привести в порядок собственное рабочее место;
  • обработать все виды входящих писем;
  • просмотреть контрольную картотеку;
  • предоставить начальству сводку о состоянии дел и уточнить расписание на текущий день.

Рассмотрим простой пример планирования рабочего времени в привязке к графику руководителя. Программа действий секретаря обретет примерно такой вид. Когда в планах начальника стоит совещание в 11:00, значит в плане помощника на 10:30 будет отмечена его организация со всеми вытекающими действиями: напоминание, ксерокопирование материалов, уборка конференц-зала, протоколирование. Если в 14:00 руководитель запланировал переговоры вне офиса, то в графике секретаря будут пункты о вызове автомобиля, сборе документов. Также в списке работ указывается, с кем и в какое время нужно соединить начальника для телефонного разговора, какую документацию необходимо исправить, а какую заполнить с нуля, и т. п.

Оптимальный вариант - определить совместно с начальником постоянный временной интервал для ежедневных действий: подписания документации, приема посетителей. Это наладит работу и поможет планированию рабочего времени и специалиста, и его помощника. При разработке рабочего графика также нужно оставлять приличный резерв на случай внезапных срочных и важных поручений, телефонных звонков и других экстренных ситуаций.

Конец рабочего дня секретарь посвящает отправке исходящей корреспонденции, а также выполняет планирование мероприятий на завтра.

Когда трудовой день закончен, а руководитель задерживается в офисе, помощник может уйти домой только в том случае, если между ними будет соответствующая договоренность и он снабдит начальника всеми необходимыми данными.

Перед тем как покинуть помещение, секретарь убирает все документы, закрывает шкафы, сейфы, выключает электронное оборудование (это не касается телефона, модема, факса), приводит в порядок рабочее место.

Планирование рабочего времени менеджера

Сущность планирования - подготовка к осуществлению целей и регламентация рабочего времени. Принципы планирования рабочего времени менеджера особо не отличаются от общих принципов регулирования трудовой деятельности. Рациональное применение своих временных ресурсов предполагает понимание своих функций, целей, задач и временного бюджета.

В процессе организации рабочего времени специалиста используются широко известные методики планирования. Менеджеру нужно руководствоваться такими правилами:

  • 60 % дневного рабочего плана отводится на плановые работы;
  • 20 % времени - на непредвиденные действия;
  • последние 20 % лучше оставить на спонтанно возникающие задачи.

«Плоские» организационные структуры используются на небольших предприятиях для решения сложных задач в условиях существенной неопределенности. Для таких подразделений характерны следующие недостатки: чрезмерная загруженность менеджеров, сложность в контролировании действий большого количества людей, а также трудности, связанные с координацией работы подразделений.

Потраченное время (особенно если оно не отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано с обязательным указанием, на что и каким образом оно было использовано. Это способствует тому, что, получив полную картину затрат своего рабочего времени, менеджер сможет эффективнее организовать его планирование в будущем; с целью разработки качественного плана задачи будут поделены на кратко-, средне- и долгосрочные.

Регулярность, системность и последовательность должны позиционироваться в качестве основных принципов планирования. Необходимо следовать одному из важных принципов планирования деятельности - реальности целей: брать на себя столько обязанностей, сколько будет по силам выполнить.

В основе рационального расхода рабочего времени менеджера лежит его перспективный план. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последние могут быть скоординированы с годовым и быть поделенными на месячные. Ежедневный и недельный планы полностью им соответствуют и при этом наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на уровне одного дня - важная ступень в общем планировании рабочей деятельности менеджера, оно подлежит постоянному контролю и корректировке в зависимости от обстановки.

Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

  • 09:00– 10:00 - добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
  • 10:00– 11:30 - встреча с Максом и Катей.
  • 11:30– 12:30 - проект № 1.
  • 12:30– 13:15 - обед (здоровая пища!).
  • 13:15– 14:30 - анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
  • 14:30– 16:00 - проект № 2.
  • 16:00– 17:00 - начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
  • 17:00– 18:30 - уйти из офиса, зайти в спортзал.
  • 18:30– 19:00 - зайти за продуктами.
  • 19:00– 20:30 - приготовить ужин, отдых.
  • 20:30– … - в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Метод второй. Создайте план на жизнь

1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни

Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:

  • карьера;
  • путешествия;
  • семья/друзья;
  • здоровье;
  • финансы;
  • знание;
  • духовность.

Цели могут быть, например, такими:

  • Написать и издать книгу.
  • Побывать на каждом континенте.
  • Создать семью.
  • Похудеть на 10 килограмм.
  • Накопить денег на образование моих детей.
  • Закончить институт.
  • Узнать больше о буддизме.

2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения

Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:

  • Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
  • Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию - в 2016-м.
  • Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.

3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас

Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель - издать книгу, а конкретно - отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.

4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей

Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:

  • повторно прочитать первую половину книги;
  • закончить писать свою книгу;
  • переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
  • правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
  • дать почитать привередливым друзьям;
  • найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
  • отослать рукопись издателям.

5. Запишите шаги для достижения ваших целей

Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, - написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.

6. Пересматривайте свой план и корректируйте его

Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально - менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.



docstockmedia/Shutterstock.com

Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана

Часть первая: определение проблемы

1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись

Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, - найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.

Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка - именно та проблема, которую вам нужно решить.

2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему

Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.

Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.

3. Выясните, почему возникает эта проблема

Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.

Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.

4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы

Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.

Часть вторая: найдите решение и создайте план

1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы

Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.

Решение проблемы общения с другом на уроке:

  • Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
  • Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
  • Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.

Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:

  • Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
  • Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.

Решение проблемы непонимания алгебры:

  • Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
  • Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
  • Займитесь математикой с репетитором.

2. Создайте план

Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:

План по улучшению в течение четырёх недель

  1. Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
  2. Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
  3. Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.

3. Проанализируйте первую неделю

Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.

4. Не теряйте мотивацию

Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.

Планирование и организация работы - ключ к дальнейшему саморазвитию. Об основных принципах и правилах ежедневного планирования читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужно ежедневное планирование?

Не всем понятно, для чего нужно планировать свой рабочий день. Ведь каждый человек и без планирования знает, какие функции он выполняет и какие дела ему предстоят. Многие не видят смысла в составлении планов на день, поскольку всегда есть неожиданные поручения, способные спутать все заранее намеченные пункты.

Скачайте документы по теме:

Если сравнивать двух работников, выполняющих одинаковые функции и имеющих одинаковые способности, можно обнаружить, что объемы и качество выполняемой ими различны. Один сотрудник успевает решить и текущие, и стратегические задачи, второй - не успевает выполнять даже срочные поручения и вынужден все время оставаться после работы. Лучшие результаты покажет тот, кто более . То есть тот, для кого процесс планирования является ежедневной обязанностью и потребностью. Наличие плана даже на психологическом уровне заставляет человека мобилизоваться. У него есть зафиксированная цель и появляется внутренняя потребность в ее достижении.

Как планировать эффективно?

Планирование и организация работы выполняется сотрудником. Не руководитель, а работник должен ставить себе задачи. В этом случае он ставит перед собой цели самостоятельно, действует в том направлении, который выбирает сам. Как правило, процент выполненных задач при самостоятельном планировании оказывается выше, чем при выполнении общего , разработанного руководителем.

Существует система планирования работы, опробованная на практике и обеспечивающая оптимальное использование рабочего времени. Это набор принципов, следуя которым человек может составить грамотный, реалистичный и выполнимый план.

Прежде всего, определите, что нужно включить в ежедневный план. Он должен составляться с учетом стратегического плана, разработанного на полгода или год. Планирование на каждый день учитывает все дела, намеченные к выполнению, как непосредственно касающиеся работы, так и второстепенные. Например, поздравление коллеги с днем рождения. Кроме тех пунктов, выполнения которых ждет руководитель, в план нужно вносить и личные дела. Это необходимо для личного развития и создания положительного имиджа.

При планировании работы большие задачи, для решения которых потребуется несколько дней или недель, нужно разбить на этапы и выполнять их последовательно. Для каждого из этапов установите дату исполнения. Составьте план на ближайший день, включив в него и подзадачи. Для составления плана можно воспользоваться обычным бумажным ежедневником или специальной программой.

Цель планирования работы - не выполнение пунктов плана любой ценой, а своевременное и качественное исполнение приоритетных и задач и срочных заданий. Поэтому список намеченных к выполнению дел необходимо рассортировать и расположить пункты по мере убывания приоритетности. В процессе можно одновременно пользоваться несколькими методами.

Например, высший приоритет получают дела с фиксированным сроком выполнения и задачи, для решения которых нужно затратить больше усилий. Вторыми по степени важности станут ежедневные обязательные к исполнению дела и те задачи, сроки исполнения которых намечены на ближайшие дни. Низший приоритет при ежедневном планировании имеют второстепенные дела, неисполнение которых не будет иметь значимых отрицательных последствий.

Правила планирования дня

Так же, как и планирование работы предприятия, планирование рабочего дня отдельного сотрудника должно происходит по правилам. Следование им поможет обеспечить исполнение намеченных планов в комфортном для вас режиме.

  1. Распланируйте не более 70% своего рабочего времени. Это позволит спокойно выполнять срочные внеплановые задания и не нервничать, если вам придется отвлекаться от исполнения .
  2. Не включайте в ежедневный план более трех важных и срочных заданий одновременно. Ограничьте общее количество пунктов плана десятью.
  3. Формируйте однотипные дела в блоки. Это поможет выполнять их, воспользовавшись единым алгоритмом, что сократит время исполнения.
  4. Процесс планирования перенесите на вечер предыдущего дня. У вас останется время, чтобы, при необходимости, внести в план корректировки.
  5. Планирование сложных дел осуществляйте с учетом своих биоритмов. Кто-то отличается повышенной работоспособностью с утра, кто-то - в обед, а кто-то наиболее продуктивно работает вечером.
  6. Не начинайте выполнять новую задачу до того, как закончите уже начатую работу. Если пришлось прерваться - вернитесь и завершите начатое.
  7. Не откладывайте выполнение внепланового задания, если сделать его можно за несколько минут.
  8. Делайте перерывы каждый час, не оставаясь на рабочем месте. Посвятите перерывы легкой разминке, это поможет «освежить» голову.
  9. Не путайте с достижением целей, не ставьте перед собой задачи и не намечайте объемы, с которыми будет сложно справиться.
  10. Если остались невыполненные дела, не утратившие своей актуальности, перенесите их в план на следующий день.
  11. Организуйте свое рабочее место таким образом, чтобы работать было комфортно.

Вывод

Планирование на каждый день - полезный и необходимый навык. Это способ самоорганизации и саморазвития, гарантия того, что вы сможете работать эффективно. Предложенная система планирования работы поможет понять основные принципы тайм-менеджмента и успешно использовать эти знания на практике.

Вам понадобится

  • - ежедневник;
  • - стандартный распорядок дня руководителя;
  • - перечень текущих мероприятий с участием руководителя.

Инструкция

Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.

Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.

Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения. Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями. Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.

Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.

Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.

Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

Источники:

  • Планирование рабочего дня руководителя

Почему получается, что два работника находятся в офисе одинаковое количество времени, ни один не отвлекается на посторонние вещи, но они успевают сделать разный объем работы? Потому что один из них распыляет свое внимание, а другой сумел структурировать рабочий процесс. Грамотное планирование рабочего времени является одним из залогов успешного и эффективного рабочего дня.

Инструкция

Формируйте рабочие блоки, в которых вы будете выполнять сходные задания. Как известно, работу тяжело начать. Неохотно сев за первое задание, вы втягиваетесь, и дело идет гораздо быстрее. Поэтому разложите проекты и задания по папкам и начинайте выполнять схожие. Для приема посетителей или сотрудников, если вы начальник, также лучше отвести свои приемные часы, чтобы вас не отвлекали постоянно от работы с бумагами.

Если работы много, и она требует вашего полного внимания, позволяйте себе устроить неприемные часы. Переведите телефон на коллег или секретаря, отправьте посетителей к вашему заместителю. Не стесняйтесь закрыться в кабинете от всех и полностью уйти в срочный проект.

Зачастую продолжительность выполнения проекта напрямую зависит от времени, выделенного на него. Если начальство не торопит вас с выполнением задания, вы можете самостоятельно регламентировать сроки, в которые проект должен быть сделан. Таким образом, работа у вас пойдет гораздо быстрее, чем, если вы будете неспешно работать день за днем.