В современном бизнесе тяжело найти незанятую ячейку. Но торговля канцелярскими товарами – именно тот вид, который будет востребован всегда. Такую продукцию по праву относят к товарам первой необходимости. В ней нуждаются люди разных возрастных категорий. О том, как правильно реализовать идею по торговле канцтоварами, пойдет речь в этой статье.

Выгодно ли открыть магазин канцтоваров?

Ответ на поставленный вопрос лежит на поверхности. Никто не может представить себе банковского работника со сломанной ручкой, учителя без ручки с красной пастой, ученика без тетрадки, линейки, студента без записной тетради или дошкольника, не желающего рисовать. Всех их объединяет потребность в канцелярских принадлежностях.

Разнообразие товаров способствует привлечению разнопланового покупателя, ведь без канцелярских товаров не может существовать ни один офис, ни одно учебное заведение. Они нужны и ребенку, и пенсионеру.

Предпринимательство по продаже канцтоваров всегда будет востребовано, а реализуемая продукция – сохранять свою насущность длительный период.

Что нужно, чтобы открыть магазин канцелярских товаров?

Осуществление первоочередных мероприятий по развертыванию торговли канцтоварами, на первый взгляд, – дело несложное. Однако необходимо пройти обязательные стадии реализации этой идеи. Выбор места размещения магазина, прогнозирование рынка сбыта, определение, какая категория людей будет представлять основного потребителя, наличие близлежащих аналогичных заведений – все это определяющие факторы будущего бизнеса.

Расположение неподалеку от магазина офисных зданий, учебных заведений разного уровня – одно из основных условий преуспеваемости планируемой торговой точки. Дополнительным положительным условием будет хороший движущийся людской поток, а также наличие парковки для автомобилей.

Исходя из этого, определяется будущий покупательский контингент и соответствующий ассортимент товара.

Изучив приведенные факторы, взвесив все «за» и «против», можно приступать к внедрению идеи открытия магазина.

Залог успешного торгового бизнеса – тщательное планирование, составление качественного плана первоочередных действий. Чем подробнее составлен бизнес-план, реальнее определены расходы и будущие доходы, тем большая вероятность качественного вложения средств и максимальное сокращение срока их окупаемости.

Составление подробного бизнес-плана и регистрацию предпринимательства в налоговых органах, можно совместить по времени.

Регистрация индивидуального предпринимательства

Регистрация индивидуального предпринимателя выполняется налоговыми органами по месту прописки в течение 3 рабочих дней. Для выполнения такой процедуры необходимо предоставить паспорт и ИНН. Отсутствие ИНН не является причиной отказа в регистрации, его могут присвоить вместе с регистрацией ИП. Государственная пошлина за регистрацию составляет 800 руб.

Такие действия лучше проводить самостоятельно. Привлечение посреднических фирм для регистрации требуют дополнительных денежных расходов.

Форму налогообложения лучше выбрать по как 52.47.3 – розничная торговля газетами и канцтоварами, с 15-процентной упрощенной системой налогообложения.

Необходимые документы для открытия магазина

Полнота и правильность оформленных разрешительных документов – незаменимый атрибут нового магазина. Некоторые документы оформляются на стадии регистрации ИП, другие – в процессе реализации идеи.

В обязательный перечень документов входят:

  • документ, подтверждающий регистрацию ИП;
  • документ о регистрации налогоплательщика;
  • свидетельство Госкомстата о присвоении кода (ОКВЭД);
  • разрешительный документ на использование вывески;
  • договор аренды помещения (для собственников – свидетельство на право собственности);
  • заключение муниципальной санитарно-эпидемиологической инспекции;
  • сертификат Роспотребнадзора;
  • договор на утилизацию твердых бытовых отходов и мусора;
  • документ, удостоверяющий регистрацию кассового аппарата;
  • страховой полис магазина.

Как правило, подготовка названных выше документов отбирает массу времени и нервов индивидуального предпринимателя. Лучше обратиться к специалистам для ускорения процесса их качественной подготовки, либо изучить .

Бизнес-план: этапы составления

Формирование бизнес-плана – это выполнение расчетов по внедрению бизнеса, получению прибыли, определению сроков окупаемости.

Самая кропотливая и ответственная работа – это провести всеобъемлющие расчеты, максимально предусмотрев все затраты. В такие расходные статьи обычно включают:

  1. Аренда и ремонт помещения будущего магазина.

Определяющее значение в подборе помещения играет расположение поблизости учебных заведений, офисов компаний и государственных учреждений. От предполагаемого количества целевых покупателей выбирается площадь будущего магазина. Кроме торгового зала, необходимо предусмотреть небольшой склад для готовой продукции, комнаты руководителя и персонала, туалет. Торговый зал желательно делать просторным и с хорошим освещением.

В будущем магазине должен соблюдаться тепловой режим с оптимальным для продукции уровнем влажности.

Для проведения ремонтных работ лучше привлечь специалистов, которые квалифицированно составят сметный расчет и качественно выполнят работу.

  1. Приобретение и установка технологического оборудования.

Перед приобретением торгового оборудования, рекомендуется пригласить опытного дизайнера, чтобы он посоветовал, как правильно обустроить интерьер.

Специальное оборудование для магазинов канцтоваров недорогое, простое в сборке, имеет различную конфигурацию.

Перечень применяемого оборудования:

  • металлические стеллажи;
  • витрины под стеклом;
  • навесные полки;
  • прилавок-витрина продавца;
  • кассовый аппарат и стол для него;
  • стол руководителя с креслом, стулья;
  • стол, стулья, индивидуальные шкафчики в комнату персонала и торговый зал;
  • зеркало, полки для туалета;
  • вывеска магазина (изготавливается по индивидуальному заказу).
  1. Подбор персонала с определением месячного фонда оплаты труда.

Подбор продавцов магазина канцелярских товаров требует определенной избирательности. Продавец должен быть внимательный к покупателям и аккуратный с товаром. Для небольшого магазина достаточно одного продавца и одного кассира.

Без бухгалтера, технического работника по уборке помещения на постоянной основе можно первое время обойтись. Доверить охрану помещения автоматике или живому человеку – на усмотрение предпринимателя.

В зависимости от количества работников, продолжительности рабочей смены, устанавливается заработная плата и производится расчет месячного фонда оплаты труда.

  1. Определение будущего ассортимента товара.

Исходя из размера полезной площади торгового зала и финансовых возможностей предпринимателя, определяется перечень товаров для реализации. Их можно разделить на 2 большие группы:

  • товары для учащихся (тетради, блокноты, альбомы, ручки, карандаши, линейки, ластики, циркули, стержни для ручек и т.д.);
  • товары для офиса (офисные наборы, степлеры, дыроколы, клей, скоросшиватели, картон, бумага для принтеров, файлы и т.д.).

Неплохо в магазине иметь уголок для копирования, приобретения картриджей или краски к ним.

Ассортимент можно расширять или сокращать. Все зависит от спроса покупателей.

Если недалеко от магазина имеются бюджетные организации, возможно в магазине отвести место для клиентов по безналичному расчету, где будут выписываться счета на оплату товара. Предложите крупным фирмам заключить договор на оптовую поставку товара с доставкой и скидкой.

  1. Изучение рынка поставщиков товара и его закупка.

Определение способа закупки товара зависит от финансовых возможностей предпринимателя. Современный рынок насыщен всевозможными оптовыми магазинами, базами, Интернет-маркетами.

Известно, что базы и оптовые магазины доставку товара берут на себя. В Интернет-магазине обычно доставку оплачивает покупатель.

Продукция в магазине не должна быть слишком дешевой, но и слишком дорогой тоже не стоит увлекаться. Иными словами, нужны группы товаров разных уровней стоимости, чтобы привлечь различные категории людей.

Имеет смысл изучить закупку товара непосредственно у производителя. Плюсом здесь будет цена товара, а минусом – его доставка.

  1. Затраты на рекламу.

На первый взгляд, канцелярские товары не нуждаются в рекламе. Однако это утверждение ошибочное.

Красочная, добротная вывеска магазина несет информационный характер. Это вдвойне необходимо при открытии новой торговой точки. На вывеске возможно разместить и логотип магазина, с последующим повторением его на визитках, листовках.

Нелишним будет установка переносного, раздвижного указателя в направлении магазина, устанавливаемого в местах наиболее интенсивного потока пешеходов.

Распространение листовок с приглашением на открытие магазина сыграет положительную роль в привлечении покупателя.

Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.

Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.

Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.

Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.

Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.

Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная - будет служить своеобразной мотивацией.

Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.

Что нужно для открытия нового офиса

1. Компьютерное оборудование – это комплексное понятие, подразумевающее как мини ПК, так и мощный сервер для офиса или сервер для 1С. Тем не менее, компьютерной техникой чаще нарекают именно компьютеры (офисный компьютер, компьютеры для бухгалтерии и т.д.).

Мы предлагаем широкий ассортимент компьютерного оборудования, как в готовой комплектации, так и в индивидуально подобранных конфигурациях.

2. Сетевое оборудование предполагает связь компьютеров и/или компьютерного оборудования в единую систему (т.н. офисные сети). Сетевое оборудование принято классифицировать по скорости передачи информации на низко-, средне- и высокоскоростные. К данной категории относятся модемы, коммутаторы, маршрутизаторы и др.

3. Периферийное оборудование – это отдельно стоящее оборудование, работающее совместно с ПК и обеспечивающее дополнительную функциональность (сканирование, печать, защиту от сбоев питания, доступ к сети Интернет и т.п.). К компьютерной периферии относится такое оборудование, как источники бесперебойного питания (УПС), оргтехника, мониторы, ip-телефония, АТС, плоттеры, МФУ и принтеры и т.д.

Для некоторых офисов может понадобиться качественная аудио аппаратура. Если это ваш случай, зайдите на сайт компании ICar. Данная компания предлагает автоакустику Rockford Fosgate. И хотя данное оборудование предназначено для автомобилей, оно также может быть легко встроено и в офисную мебель, стены и потолки.

Следующим пунктом Ваших расходов будет заключение подрядных договоров на проведение ремонтных, монтажных, пуско-наладочных и других работ для полной подготовки офисного помещения и его приведение в эксплуатацию.

Несомненно, всех расходов не учесть, следовательно, отдельной графой сметы стоит выделить непредусмотренные расходы. Лучше иметь заранее выделенный бюджет, чем урезать непосредственные финансовые нужды Вашей организации.

Существует и иной подход к выбору оборудованию для нового офиса. Для использования данного подхода необходимо взять за отдельный элемент рабочее место сотрудника. Чем же надо его экипировать для того, чтобы сотрудник смог исполнять свои должностные полномочия?

1. Под размещение каждого сотрудника необходимо отвести фрагмент помещения.

2. Офисный работник должен иметь минимальный набор мебели, т.е. за чем сидеть и на чем сидеть.

3. Сотруднику необходима оргтехника – офисный компьютер, средства связи т. д.

4. Офисный работник нуждается в доступе к информационным ресурсам (корпоративная база данных, справочная система правовой информации и т.д.).

Совокупность всех вышеперечисленных ресурсов составляет рабочее место сотрудника. Данными ресурсами он пользуется для исполнения своих непосредственных обязанностей, а, следовательно, затраты на использование этих ресурсов можно обоснованно отнести к расходам на содержание сотрудника.

Помните, принципиально важно отделить те затраты, причиной образования которых стала деятельность сотрудника от косвенных затрат, которые связаны с деятельностью опосредованным образом.

Следует уделить отдельное внимание организации небольших офисов на базе терминального доступа.

Преимущества подобной организации очевидны. Среди них существенное снижение первоначальных затрат на приобретение ПК, а также на приобретение лицензионного программного обеспечения, ведь ПО будет устанавливаться только на сервере, а не на каждом офисном компьютере. Терминальный доступ позволит Вам разместить сервер в отдельном помещении. Кроме того, терминальный доступ предоставит Вам возможность быстро создавать любое количество новых рабочих мест.

Грамотный подход к открытию офиса предполагает монтаж СКС (структурированной кабельной системы), которая позволяет свести множество сетевых сервисов (телефонные сети, системы видеонаблюдения, безопасности и т.п.) в единую систему.

Специалисты «Бриго» выполнят монтаж СКС в короткие сроки и в соответствии с заявленным бюджетом, а Вы, в свою очередь, получите работоспособную кабельную систему. От того, насколько качественно и грамотно осуществлен монтаж СКС, зависит безопасность и надежность выполнения значимых операций в Вашей компании.

Хотелось бы заострить особое внимание на использовании лицензионного программного обеспечения. Очевидные преимущества лицензионного ПО:

1. Лицензионное ПО позволяет применить весь набор функциональных возможностей программного обеспечения и совместимости ПО с аппаратным обеспечением сторонних производителей, программных продуктов и сервисов других производителей.

2. Используя лицензионное ПО вы будете уверены в том, что сможете использовать все улучшения и обновления ПО, которые позволят обеспечить максимально эффективное использование компьютера и установленного на нем ПО.

3. Пользователи лицензионного программного обеспечения, в отличие от пользователей пиратского софта, получают бесплатный доступ ко всем новинкам ПО, могут пользоваться скидками на покупку нового ПО и другими многочисленными преференциями от производителя ПО.

4. Лицензионное ПО дает вам гарантию в безопасности ваших данных. Кроме того, использование лицензионного ПО - это отсутствии юридического риска и исключение возможного судебного преследования.

5. Приобщение к цивилизованному обществу - использование лицензионного программного обеспечения - это выполнение норм законодательства, соответствие сертификационным требованиям и стандартам. Кроме того, это соблюдение прав интеллектуальной собственности, уважение труда авторов ПО, уважение интересов ваших контрагентов.

Для развития компании в офлайн-среде необходимо позаботиться о таком важном вопросе, как организация офисного пространства. Это необходимо, чтобы обеспечить сотрудников всем для эффективной работы и достижения высокой производительности труда. При этом следует заранее составить список необходимого и смету на расходы, иначе начинающему бизнесу придется терпеть убытки. Что нужно для офиса, который работники не захотят покидать?

Комфортное пространство

Эффективное должно быть комфортным и функциональным, настраивать на рабочий лад. Если в помещении под офис предстоит делать ремонт, то стоит обратить внимание на цветовую гамму, ведь она влияет на психоэмоциональное состояние человека. Скучные серые и темные краски в полуподвальном помещении без окон вряд ли кого-то настроят на продуктивную работу, лучше использовать теплые светлые оттенки.

Кремовый, желтый, оранжевый – цвета оптимизма, энергии, энтузиазма, которые заряжают желанием больше трудиться; фиолетовый настраивает на творческий лад, помогает снять стресс, но неуместен там, где нужно принимать быстрые решения. Зеленый хорош, если нужно напрягать внимание и зрение, успокаивает нервы. Для бухгалтеров и IT-специалистов подойдет синий. При этом немаловажна и яркость цвета. Не стоит перебарщивать с насыщенными оттенками, так как они могут раздражать к середине рабочего дня, поэтому лучше использовать яркие детали и акценты, чтобы сотрудники не засыпали.

Далее следует подумать об организации офисного пространства, которое эффективно разделить на несколько основных зон: входная зона, рабочее пространство, место переговоров, кабинет руководителя, служебные помещения и территория отдыха. В среднем, на одного человека должно приходиться около шести квадратных метров помещения. Что касается рабочего пространства, то сейчас компании предпочитают открытый тип (open space), который позволяет экономить на ремонте, потреблении энергии, установке коммуникаций и систем кондиционирования, помогает легко контролировать всех сотрудников.

Такой вариант отлично подойдет , специалистам по техподдержке и обслуживанию клиентов, дизайнерам и архитекторам. А вот руководителей и бухгалтеров лучше посадить в отдельные помещения, так как большое количество народа создает шум и может отвлекать, если в обязанности работника входят анализ и сложные подсчеты. Ощущение уединенности в общей зоне помогут создать перегородки или экраны. В концепцию «открытого пространства» также вписываются бенч-системы – объединенное рабочее место из 4-6 столов с общей рамой. Это хороший способ сэкономить.

Не стоит пренебрегать созданием отдельного места для переговоров, это может быть специальная комната или звукоизолированная зона прямо в open space. В современном офисе должно быть и место для отдыха сотрудников. Такая обстановка не только расслабляет и делает рабочую атмосферу более комфортной, но часто приводит к решению трудных задач и разработке нестандартных идей. Легкая и свободная атмосфера особенно важна в творческом процессе, поэтому, если площадь позволяет, сделайте работникам мини-оранжерею, кофейню, зону релакса с массажным креслом или активностями, тогда мало кому захочется убегать с работы домой.

Мебель и оборудование

Идеальное рабочее место – это не только настраивающее на работу пространство, но и комфортная мебель для работника. Неудобное рабочее место может вызвать дискомфорт и пониженную работоспособность. Обратите внимание на то, чтобы мебель была надежной и крепкой, выдерживала большие нагрузки, легко собиралась и разбиралась, была мобильной и компактной, тогда ее можно будет усилиями самих работников передвинуть или же перевезти в другой офис.

Что необходимо для работы офиса? В стандартный набор входят: стол, стул, шкафы или полки для хранения бумаг и личных вещей. Стоит выбирать регулируемый по высоте и уровню наклона стул, чтобы работник не страдал от болей в спине. Не следует выбирать громоздкие столы, лучше всего небольшие, но с выдвижными ящичками или полками, чтобы компактно поместить все документы и канцелярию. Открытые стеллажи дешевле, чем шкафы с дверцами, но нужно быть уверенным, что работники будут держать в порядке документы, иначе это смотрится неэстетично.

Статичный стол и стул сегодня нужны не всем работникам, благодаря развитию информационных технологий многим, кроме поверхности под ноутбук, ничего не требуется. Простые столы, стулья или даже диваны, передвижные доски, светильники на колесах – все это поможет работнику самостоятельно выстраивать комфортную для себя обстановку.

Какое оборудование нужно для работы стандартного офиса? Конечно, компьютерная система: офисные сети (модемы, коммуникаторы, маршрутизаторы), которые свяжут все машины в единую систему, компьютеры или ноутбуки, дополнительное оборудование: МФУ, бесперебойники, АТС, IP-телефония, шредеры, телефон, а также расходные материалы и канцелярия. Кроме того, если у вас есть обеденная зона для сотрудников, то могут понадобиться: холодильник, микроволновая печь, чайник и кофеварка, возможно, диспенсер для питьевой воды.

Подсчеты и экономия

Во сколько обойдется обустройство офиса на десять человек?

  • из расчета 6 кв. м на человека, место для переговоров, руководителя и отдыха, служебные помещения – порядка 120 кв. м. Из расчета 1000 руб./кв. м = 120 тыс. рублей/мес.
  • Простой ремонт помещения (покраска и зонирование): 120 кв. м х 1500 рублей = 180 тыс. рублей.
  • Мебель (одно рабочее место) – в среднем, 4,5 тыс. рублей, а также мебель для переговорной и зоны отдыха (примерно 90 тыс. рублей).
  • Оборудование – полный комплект порядка 400 тыс. рублей.

Как сэкономить на аренде и обустройстве офиса?

  • Выбирайте помещение не в центральном районе и не на центральных улицах. Порой, на соседнем небольшом переулке стоимость аренды может существенно отличаться. Не забудьте уточнить, что входит в стоимость аренды, иногда дополнительные сборы вроде уборки, охраны, коммуналки и парковки вдвое увеличивают указанную цифру.
  • Применяйте системный экологичный подход, устройство «зеленого офиса» с максимальным ресурсосбережением: экономия воды, света, электричества. Организуйте пространство по системе open space, это также поможет экономить средства на коммуналке и расходных материалах.
  • Покупайте готовую мебели, а не на заказ, а также б/у у разорившейся компании или крупной фирмы, которая меняет дизайн. То же самое можно применить к оборудованию – главное, найти специалиста, который до покупки проверит его работоспособность.
  • Используйте по возможности аутсорсинг и фрилансеров, это позволит сэкономить на организации рабочего места, молодой компании не обязательно содержать своего юриста, бухгалтера или дизайнера.
  • Сдавайте свободные офисные пространства в субаренду или найдите другую молодую компанию, которой также нужен офис, – вместе арендовать дешевле.

Открывая офис, подумайте, как соблюсти баланс комфорта и экономии, чтобы вашим сотрудникам хотелось каждое утро приходить на работу, но при этом вы сами не разорились на его обустройстве. Настраивающий на работу цвет, удобная мебель, необходимое оборудование – все это важные составляющие офисного пространства, однако благодаря развитию технологий и уменьшению бумаг появилась возможность отказаться от громоздких шкафов и оставить больше свободного пространства для отдыха и творчества.