Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Как быть, если сотрудники используют мобильную связь и для работы, и в личных целях, а в коллективном и трудовых договорах при этом нет ни слова о компенсации использования личных телефонов в служебное время? Можно ли в данном случае производить выплаты и как они должны быть оформлены, чтоб не вызвать вопросов у ревизоров из ПФР?

Чтобы обеспечить работника мобильной связью, фирма может «пойти» несколькими путями, в том числе «подключить» сотрудника к корпоративному тарифу, перечисляя деньги напрямую сотовому оператору.

С одной стороны – это очень удобно, ведь нужный специалист всегда «на связи». Но с другой – предприятию придется постоянно подтверждать обоснованность и производственный характер таких выплат. Обратите внимание, в законе четкого списка для обоснования расходов на оплату услуг связи нет, поэтому стоит взять на вооружение перечень, проверенный и отработанный практикой. Туда должны входить договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг, приказы руководителя об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны. Информацию о том, будет ли компания оплачивать сотовую связь того или другого сотрудника, можно прописать и в трудовом контракте. А в коллективном договоре можно указать, для каких именно должностей предусмотрена сотовая связь за счет компании (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/104055@). Кроме того, нужны должностные инструкции, где было бы сказано, на какой именно должности человеку должны оплачиваться мобильные переговоры, а также платежные документы и счета оператора связи (о необходимости таких документов говорит следующая судебная практика: Определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 года № 11211/08, Постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 года № КА-А40/4697-09-2 и от 24 февраля 2009 года № КА- А40/12268-08, Северо-Западного округа от 15 января 2009 года № А56- 6560/2008, Центрального округа от 6 марта 2009 года № А35-4080/07-С8).

Нужна ли детализация?
«Кроме всего вышеперечисленного, факт осуществления расходов в производственных целях косвенно могут подтвердить договоры с контрагентами или деловая переписка, – отмечает Анатолий Царев, заместитель начальника юридической службы подмосковного складского комплекса. – При этом хотелось бы обратить внимание на следующее: довольно часто при проверках чиновники требуют от представителей компаний детализированные счета – якобы чтобы точно убедиться, что переговоры с оплачиваемого фирмой номера велись исключительно по рабочим вопросам. При этом ревизоры пугают, что при отсутствии таких расшифровок звонки будут рассматриваться как личные переговоры со всеми вытекающими последствиями. Имейте в виду: таких полномочий у чиновников нет! Это следует из многочисленных норм права, начиная со статьи 63 Закона от 7 июля 2003 года № 126-ФЗ, где четко прописана конфиденциальность содержания переговоров, и заканчивая письмом самих же налоговиков (абз. 8 Письма МНС РФ от 22 мая 2000 г. № ВГ-9- 02/174) и арбитражной практикой (например, Постановлением ФАС Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06). Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

Фирма не перечисляла денег своим сотрудникам в качестве компенсации «мобильных» расходов. Все выплаты производились непосредственно сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных счетов. Следовательно, по своей природе такие выплаты не являются компенсационными и носят исключительно производственный характер.

Но, с другой стороны, если вы считаете, что связываться с проверяющими «себе дороже» и одновременно уверены, что со звонками все в порядке, то можно сразу запросить у оператора детализацию. Она без всяких проблем предоставляется по запросу компании. Впрочем, я бы не сказал, что сама по себе детализация позволяет точно выявить содержание разговоров и стопроцентно подтвердить их производственный характер. Даже с сотрудниками компании-партнера вполне можно не обсуждать детали проектов, а «говорить за жизнь». Кстати, мне известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн. По-моему, ситуация разрешилась тем, что работники с оплачиваемыми номерами действительно были вынуждены писать чуть ли не объяснительные по каждому звонку, а также обращаться к поставщику и нескольким его сотрудникам за письменным подтверждением, кому именно принадлежат указанные в детализации номера».

Оплата, а не компенсация
Но приведенный выше пример – не единственный случай, когда с подтверждением производственного характера и обоснованности оплаты мобильной связи сотрудников возникают внештатные ситуации. Например, нередко ревизоры из налоговой инспекции или Пенсионного фонда пытаются приравнять их к отчислениям, которые «уходят» на компенсацию разговоров по личным телефонам. Именно так случилось с предприятием из города Верхняя Салда, находящегося в Свердловской области, куда специалисты Пенсионного фонда явились для проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное медицинское страхование.

Изучив предоставленные предприятием документы, чиновники обратили внимание на то, что база для начисления взносов занижена. А произошло это, как, опять же, следовало из проверенных сотрудниками ПФР бумаг, из-за отсутствия сумм возмещения сотрудникам расходов за использование личных мобильных телефонов. Кода специалисты Пенсионного фонда попросили организацию объяснить этот факт, то сотрудники фирмы ответили, что никакого возмещения, по сути, нет, поэтому деньги и не перечислялись. А пользование мобильной связью в компании происходит другим способом: «сотовый» оператор выставляет счет и на этом основании фирма переводит деньги. При этом «на руки» сотрудникам ничего не выдается. Данный метод оплаты связи закреплен во внутренних документах компании, в частности – в приказе директора, в котором четко установлен список сотрудников, мобильные переговоры которых оплачиваются, а также цель этих расходов – «для решения производственных вопросов».

Сотрудники Пенсионного фонда, конечно же, приняли все это во внимание, но при этом решили, что такие «мобильные платежи» не могут быть признаны производственными затратами, даже несмотря на формулировку в приказе руководителя организации. И, еще раз просмотрев все документы, они приравняли данные выплаты к оплате труда, пояснив это тем, что работники использовали свои телефоны не только по служебной необходимости, но и для личных переговоров, поэтому они должны облагаться страховыми взносами. А раз это не было сделано вовремя, то чиновники предложили предприятию не только уплатить недоимку, но также перечислить штраф и пени.

Известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн.

Не согласившись с таким решением, представители организации обратились в арбитраж с требованием о признании его недействительным.

Изучив все предоставленные документы, судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций признали, что чиновники ошиблись с выводами. Они разъяснили, что насторожившие ревизоров выплаты никак не связаны с оплатой труда сотрудников. Арбитры специально обратили внимание на то, что за проверенный специалистами ПФР период выплаты физическим лицам за услуги мобильной связи вообще не производились. Понесенные же страхователем расходы носят исключительно производственный характер. И оплачены они были сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных им счетов, а не сотрудникам предприятия за использование личных аппаратов. Соответственно, по своей природе они не являются компенсационными выплатами.

Деньги, полученные работниками предприятия для осуществления расчетов за потребленные предприятием услуги связи, являются общехозяйственными расходами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов. А, следовательно, решение суда в данной части является правильным (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 26 мая 2014 г., Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 августа 2014 г. № 17АП-9237/2014-АК и ФАС Уральского округа от 4 декабря 2014 г. № Ф09- 8296/14 по делу № А60-8923/2014).

Однако чиновники ПФР решили бороться до конца и подготовили обращение в высшую судебную инстанцию. Но и коллегия судей ВС согласилась с позицией организации. Они подтвердили, что раз оплаченная мобильная связь предоставлялась не всем сотрудникам, а только тем, кто был поименован в соответствующем приказе, данная выплата не может быть отнесена к оплате труда. Организация изначально определила эти расходы как производственные, и отразила их как «общехозяйственные» и «затраты на связь».

Судьи пояснили, что по закону объектом для обложения страховыми взносами, об отсутствии которых говорили чиновники ПФР, признаются выплаты и прочие вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по трудовым договорам (ст. 7 Закона № 212- ФЗ). Но в данном случае не было ни этих перечислений, ни необходимых формулировок в контрактах, нет и каких-либо платежных ведомостей на сотрудников. Более того, спорные деньги не являлись какими-то поощрениями и не зависят от трудовых успехов людей. Другими словами, нет ни единого повода для отнесения спорных выплат к оплате труда. Поэтому на основании всего вышеперечисленного суды всех инстанций пришли к выводам, что данные расходы носят производственный характер и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов (Определение ВС РФ от 30 апреля 2015 г. № 309-КГ15-1758 по делу № А60-8923/2014).

По учету затрат для Елена Пшеничная, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», советник государственной гражданской службы РФ 3 ранга, на главные вопросы.

Многие организации оплачивают мобильную связь своих сотрудников. При этом у компаний возникает немало вопросов по учету затрат для расчета налога на прибыль.

Следуя нормам налогового законодательства, к прочим расходам на производство и реализацию относятся траты на оплату услуг связи, вычислительных центров и (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, в соответствии с указанной нормой, в составе прочих можно учесть расходы на услуги телефонной связи при условии, что они соответствуют критериям, пунктом 1 статьи 252 НК. Другими словами, такие затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и быть экономически обоснованы, ну и, конечно, подтверждены документами.

В своем Письме от 23 июня 2011 года № 03-03-06/1/378 Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи.

По порядку

Может возникнуть такой вопрос: в каком порядке относить на затраты сумму расходов на мобильную связь? Начнем со способов, с помощью которых организация может учесть эти траты.


Законодательство не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по звонку. Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.


Очевидно, что если работники много времени тратят на разговоры по мобильному телефону, и это является спецификой их работы, то приобрести для них безлимитный тариф Однако возникает вопрос: «Разрешает ли закон учесть затраты в этом случае?» Однозначного ответа нет. Минфин полагает, что расходы на мобильную связь можно учесть при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ (Письмо от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378). Судебной практики по данному вопросу немного. В постановлении от 27 октября 2009 года по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС Северо-Кавказского округа принял, как обоснованные, расходы на безлимитную сотовую связь, поскольку фирма представила договор о предоставлении услуг, счета-фактуры, распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности разговоров, номера телефона и стоимости.

Следовательно, ситуация с учетом затрат в этом случае аналогична учету практически любых расходов. Главное, чтобы организация доказала, что понесенные траты соответствуют требованиям статьи 252 НК.

Личные переговоры

А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.

Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.

На имя сотрудника

Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.

При этом указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).

Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.

Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.

Елена Пшеничная, для журнала «Расчет»

На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ – с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее. Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному – где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

  1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
  2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
  3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

  • трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору – так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
  • приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
  • договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
  • детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
  • заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
  • отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

  • составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
  • утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Если сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях и пользуется безлимитной услугой связи, наниматель выплачивает ему каждый месяц фиксированную сумму компенсации.

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:

  1. Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
  2. С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
  3. Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы – остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Читайте также статью ⇒ .О включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Типичные ошибки

Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи. Соответствует следующая бухгалтерская проводка: Проводка Операция Дебет 20 (26, 44) - Кредит 73 Учтены расходы на сотовую связь Дебет 73 - Кредит 50 (51) Расходы на сотовую связь компенсированы работнику Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации. Часто задаваемые вопросы Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст.

Внимание

Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов. Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т.


п. Данный вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г.

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Инфо

Страховые взносы Не начислять страховые взносы на компенсацию за использование личного мобильного телефона в производственных целях организации позволяет федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон № 212-ФЗ). Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.


В письме от 6 августа 2010 г.

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Важно

Обоснование Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника(телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.


Документальное оформление и расчет Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Компенсация за использование личного телефона

Если расшифровка счета на оплату услуг связи отсутствует, определить сумму расходов, связанных с производственной деятельностью, невозможно. Следовательно, условие о документальном подтверждении расходов в данном случае не выполняется. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153. Если компенсация выплачена, с нее нужно удержать НДФЛ (п.


3 ст. 217 и п. 1 ст. 224 НК РФ). Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи.

Использование личного телефона сотрудника в служебных целях

Во многих организациях сотрудники используют личное имущество (например, сотовый телефон) в служебных целях, а работодатель выплачивает компенсацию за использование, износ этого имущества и понесенные расходы на услуги сотовой связи. Как отразить этот факт в налоговом учете, рассмотрим в этой статье 06.06.2011журнал «Налоговый консультант» (г.

Тюмень) Автор: Елена Орлова, налоговый консультант ЗАО «АудитСибМаш» КГ «Лекс», член Палаты налоговых консультантов РФ Необходимые документы Выплата компенсации за использование и износ с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника, а также возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, предусмотрены статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя Да, можно. При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т.

д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

  • должностная инструкция работника;
  • трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
  • копия договора работника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

  • в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
  • в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

Порядок проводки расходов в бухгалтерской, налоговой документации напрямую зависит от постепенного снижения ценности мобильных телефонов от их изнашивания. Например, мобильные телефоны нужно внести в число основных средств, если их стоимость превышает 40 000 рублей.
В такой ситуации на них начисляются амортизационные отчисления, покрывающие расходы на поддержание его в рабочем состоянии. Они должны быть оформлены надлежащим образом в документации предприятия.
В бухгалтерской документации расходы, связанные с покупкой мобильных телефонов, сим-карт проводятся по статье ПБУ 6/01. На баланс они заносятся в статьи по обычным или прочим расходам по покупной стоимости за вычетом НДС. При первоначальной стоимости мобильных телефонов менее 40 000 рублей сообразно статье 254 Налогового кодекса она включается в материальные расходы.

Компенсация за использование сотового телефона

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона. Виды выплат При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:

  • компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;
  • возмещение стоимости служебных звонков.

ОСНО: налог на прибыль При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп.

Компенсация за пользование сотовым телефоном

Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье. Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.