уважаемый экспертПрошу разъяснить след.ситуацию.Начальника бюджетного учреждения отправили в командировку на учебу,место учебы и место жительства в одном городе, место работы другом.Как оплачивать командировочные расходы,какими документами подтверждать расходы.с уважением

Ответ

сообщаем следующее : При направлении сотрудника на профессиональное обучение с отрывом от работы за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).

Для возмещения расходов на проезд и проживание сотрудник (начальник бюджетного учреждения) должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы: авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.. Перечень документов, которыми можно подтвердить расходы на наем жилья, содержится в ответе.

Работодатель обязан выплатить командированному сотруднику суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству. Поэтому в данном случае суточные не положены.

Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).

М.Г. Мошкович, юрист

В выходной день вас направляют на обучение: что с оплатой?

Руководство направляет вас на курсы повышения квалификации в выходной, но оплачивать этот день не собирается. Говорит, что это необходимо только при отрыве от работы, а в выходной вы от работы не отрываетесь. Учеба - дело хорошее, но потерять день отдыха, да еще и без компенсации, обидно. Рассмотрим, прав ли руководитель.

Может ли руководитель заставить вас учиться в выходной

Само по себе обучение обязательно для работника, только если оно предусмотрено:

<или> законодательством (например, ежегодно повышать свою квалификацию должны аудитор ып. 9 ст. 11 Закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ );
<или> трудовым (коллективным) договоро мч. 2 ст. 196 ТК РФ .

В остальных случаях это предмет вашего «джентльменского» соглашения с руководством.

Но при любом варианте выходные - это время отдыха, которое вы вправе использовать по своему усмотрени юстатьи 106, 107 ТК РФ . Поэтому принудительно отправить вас учиться в выходной (равно как и в вечернее время после работ ыст. 107 ТК РФ ) работодатель не вправе. Он может лишь предложить, а вы можете согласиться или не согласиться.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Работодатель вообще не вправе заставлять работника повышать квалификацию, за исключением случаев, когда это является условием ведения определенной деятельности и предусмотрено законодательством. И уж ни при каких условиях нельзя заставить работника повышать квалификацию в его выходные дн и” .

Если вы не готовы жертвовать своими выходными, сделайте об этом отметку на приказе о направлении вас на учебу.

Личная подпись

Иванова С.А.

Дата 04.07.2012

Положена ли за обучение в выходной компенсация

Вопрос о том, нужно ли компенсировать работнику выходной, потраченный на обучение, в ТК не урегулирован. На наш взгляд, это решается соглашением сторо нч. 2 ст. 196 , ч. 2 ст. 197 ТК РФ .

Так, если обучение представляет для вас личный интерес, вы можете ни на какой компенсации и не настаивать. К примеру, вы хотите получить второе высшее образование по своему профилю и руководство готово его оплатить. Вы будете тратить на обучение выходные или вечернее время, но на какую-либо компенсацию не претендуете.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Если в приказе о направлении на учебу в выходной расписаться в строке об ознакомлении, это может быть истолковано как согласие на такое обучение.

Другое дело - руководитель хочет провести в выходной тренинг, без которого сотрудники не смогут работать на новом оборудовании. Тут уже логично потребовать либо сделать это в рабочее время, либо как-то стимулировать вас на такое обучение, предоставив некую компенсацию.

Представитель Роструда считает, что работнику должен быть предоставлен дополнительный выходной.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Если учеба приходится на выходной день, то следует издать приказ о направлении работника на учебу и предоставлении ему дополнительного оплачиваемого дня отдыха. Конкретной нормы об этом в ТК нет, но такой вывод следует из положений о праве работника использовать выходной по своему усмотрению и невозможности привлечения работника к работе в выходной день без его согласия. А в случае согласия он имеет право на компенсацию в виде дня отдых а” .

Роструд

Этот дополнительный выходной может быть оплачен исходя из среднего заработк аПисьмо Роструда от 19.12.2007 № 5202-6-0 . Также вы можете договориться с руководителем не о предоставлении вам дополнительного выходного, а об иной компенсации, например об оплате времени, потраченного в выходной на обучение.

Свою договоренность с руководителем нужно письменно зафиксировать:

<или> в допсоглашении к трудовому договор уч. 2 ст. 196 ТК РФ ;
<или> в соглашении об обучени ист. 197 ТК РФ ;
<или> в приказе руководителя.

Мнение читателя

“ По рабочим дням работать, по выходным - учиться... А когда люди должны жить, отдыхать, влюбляться, растить детей?.. Это никого не волнует!”

Алина,
бухгалтер

Однако с компенсациями по соглашению у организации могут возникнуть налоговые проблемы. Как мы уже сказали, за дополнительный выходной можно выплатить средний заработок. А средний заработок учитывается в «прибыльных» расходах, только если его выплата предусмотрена законодательством о труд еп. 6 ч. 2 ст. 255 НК РФ .

Оплата времени обучения также может вызвать вопросы у налоговиков. Это не оплата труд ач. 1 ст. 255 НК РФ , не стипендия по ученическому договор уПисьмо Минфина от 08.06.2011 № 03-03-06/1/336 , не расходы на обучени еподп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ и не оплата повышения квалификации с отрывом от работ ып. 19 ч. 2 ст. 255 НК РФ . Следовательно, учитывать ее при налогообложении прибыли рискованно.

Если отношения с руководством у вас доверительные, можно устно договориться об отгуле в какой-либо день без письменного оформления. Так и ваши интересы будут соблюдены, и не будет головной боли с учетом расходов.

А может, работа в выходной день или командировка?

На практике некоторые работодатели оформляют обучение в выходной именно так. Ставить знак равенства между учебой и работой неправильно - ТК разделяет обучение и тру дабз. 4 ч. 2 ст. 1 ТК РФ . Служебным поручение м

Заказ консультации юриста Тематики юриста: Налоги и сборы Гражданское право. Договоры. Сделки Трудовое право и социальное обеспечение Биография: В 2002 году закончил Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей экономики и права, специализируется на трудовом, налоговом и гражданском праве. Последние новости: Независимую оценку квалификации работников сделали платной Граждане смогут подтверждать свою квалификацию в платном порядке. Взамен чиновники обещают социальные вычеты, сохранение зарплаты и компенсацию командировочных расходов. За оценку квалификации разрешат платить и работодателям, которые смогут списывать потраченные суммы на производственные расходы.

Оплата труда во время прохождения работником повышения квалификации

ТК РФ).При этом согласно п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.Иными словами, выплата работнику суточных обусловлена его проживанием вне места постоянного жительства более 24 часов. Соответственно, выплачивать суточные работнику, если он направляется на «однодневный» семинар, работодатель не обязан (решение Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, определение Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26.04.2005 N КАС05-151).Таким образом, при направлении работника на «однодневный» семинар работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, проживанию (если оно имело место), иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Суточные: размер, начисление и налогообложение

Пользоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, для решения вопроса о том, как должны оплачиваться дни, приходящиеся на период повышения квалификации, статья 187 ТК РФ не позволяет.Для всех случаев определения среднего заработка, предусмотренных ТК РФ, а значит, и для оплаты периода повышения квалификации, единый порядок его исчисления установлен в ст. 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. В частности, для работников, в отношении которых установлен суммированный учет рабочего времени, средний заработок за период повышения квалификации, как и средний заработок за период командировки, определяется по п.

Как оплачивются проезд, проживание и питание при отправке работника на курсы?

Внимание

Оформлять такое обучение в том же порядке, что и командировки, не нужно.На наш взгляд, указанное в вопросе обучающее мероприятие (семинар) не соответствует признакам профессионального обучения и дополнительного профессионального образования (п.п. 12, 13 ст. 2, ст.ст. 73, 76 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Хотя в ст. 187, ст. 196 ТК РФ прямо не говорится о возможности их применения в такой ситуации, мы полагаем, что исходя из общего смысла трудового законодательства в случае направления на обучающий семинар по инициативе работодателя работнику следует предоставить гарантии, указанные в ст.

187 ТК РФ, применяя ее по аналогии. Позицию, что гарантии и компенсации, предусмотренные ст.

Повышение квалификации в другом городе = командировка?

Инфо

Работник направляется на семинар для обучения, к месту своего постоянного жительства он возвращается в день направления на семинар. Новой профессии работник не приобретает, обучение по программе повышения квалификации не осуществляется.Считается ли командировкой однодневный семинар в другом городе? Как она оформляется: так же, как обычная командировка, или есть какие-либо особенности? Каков порядок выплаты командировочных расходов? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:Обучающий «однодневный» семинар в другой местности не является командировкой и оформлять его в том же порядке, что и командировки не нужно.

Работодателю следует возместить работнику расходы по проезду, проживанию (если оно имело место), иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Отправляем работника на обязательное повышение квалификации

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Поэтому работодатель может для отражения в табеле дней нахождения работника на курсах повышения квалификации в выходные ввести дополнительный буквенный код.К сожалению, официальных разъяснений, а также материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу нам обнаружить не удалось.
Обращаем Ваше внимание на то, что изложенная позиция является лишь нашим экспертным мнением и может не совпадать с позицией органов государственной власти, в частности суда при рассмотрении индивидуального трудового спора. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТТрошина Татьяна Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТПрибыткова Мария 21 ноября 2012 г.

ТК РФ, является процессом подготовки и переподготовки кадров, во время которого работник никакой работы (служебного поручения) не выполняет, а занят обновлением своих профессиональных знаний. Более того, Трудовой кодекс РФ сам признает эти понятия нетождественными, устанавливая гарантии и компенсации в связи с командировкой в главе 24, а в связи с повышением квалификации — в главе 28.

Следовательно, направление работника на повышение квалификации не является направлением его в командировку.Трудовое законодательство не предусматривает, что в случае направления на курсы повышения квалификации должны составляться документы, оформляемые в случае командировки. Статья 187 ТК РФ ссылается на правила о командировках лишь в части оплаты расходов работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность.

Оплачиваются ли суточные при повышении квалификации в другом городе

Как видим, за время нахождения на курсах повышения квалификации средний заработок сохраняется только за те часы, которые были бы для работника рабочими в соответствии с его графиком при обычных обстоятельствах.Вопрос об оплате дней обучения на курсах повышения квалификации, приходящихся на выходные дни работника, трудовым законодательством однозначно не решен. Норм, прямо обязывающих работодателя оплатить дни обучения на курсах повышения квалификации, приходящиеся на выходные, нет.

Важно

Статья 153 ТК РФ предписывает оплачивать не менее чем в двойном размере любую работу в выходные дни. Верховный Суд РФ в своем решении от 20.06.2002 N ГКПИ02-663 распространил действие этой статьи на случаи выезда в командировку в выходной день.

Однако повышение квалификации не является ни работой, ни командировкой.

Курсы состоят из блоков, то есть сначала неделю обучения, затем нужно приехать еще раз на 2 дня через месяц и потом еще раз на 2 дня через месяц и только после этого я получу удостоверение о повышении квалификации. В первую поездку (недельные курсы) мне были оплачены командировочные расходы включающие в себя суточные, проживание и проезд до места командировки.

А вот в последующие поездки в оплате командировочных мне было отказано, по причине того что командировочные расходы на прохождение одних и тех же кусов (то есть в результате я получу свидетельство только один раз)оплачиваются только один раз в год. Правомерно ли это? Ответ Действия образовательного учреждения по отказу в оплате командировочных при направлении работника на курсы повышение квалификации являются незаконными.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Каковы бы ни были причины направления работника в командировку требования к возмещению расходов работника при направлении в командировку не изменяются.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (п.п.

Тем более что продолжительность пребывания работника на курсах (5 дней подряд по 8 часов, а всего — 40 часов) не превысит количество его рабочих часов за тот же период по графику (максимум 2 дня по 24 часа, а всего 48 часов). При таком положении, а также учитывая, что в рассматриваемой ситуации в период повышения квалификации работник освобожден от работы с сохранением среднего заработка, полагаем, что согласие работника на повышение квалификации в период, приходящийся в том числе на его выходные дни по графику, не требуется.

3. Как нами указано выше, нормы трудового законодательства о командировках применяются при направлении работника на повышение квалификации только в части возмещения командировочных расходов.

Компании, вынужденные вести активную конкурентную борьбу, неизбежно сталкиваются с необходимостью обучения персонала, так как заинтересованы в профессионализме своих работников. Причем обучать сотрудника можно не только в Российской Федерации, но и за рубежом. Из этой статьи вы узнаете, как правильно учесть и оформить расходы на такое обучение.

ГАРАНТИИ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ НА ОБУЧЕНИЕ

Сегодня многие работодатели направляют своих сотрудников на обучение за рубеж. Чаще всего повышение квалификации за границей проходит в виде обучающих семинаров, тренингов, курсов и т. д. Кроме того, особой популярностью пользуется и такая форма обучения, как стажировка сотрудников российских фирм в аналогичных зарубежных компаниях.

Работники имеют право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям 1 . Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяется работодателем исходя из потребностей организации. При необходимости изменения своего кадрового состава организация может (но не обязана) принять решение о переподготовке имеющихся специалистов либо об обучении их вторым профессиям. Кроме того, организация вправе повышать и квалификацию своих работников. Если это является условием выполнения работником своих трудовых обязанностей, то повышение его квалификации вменяется в обязанность работодателя 2 .

Обучение работников может быть организовано в самой организации, также они могут быть направлены на обучение в образовательное учреждение на условиях и в порядке, определяемых коллективным договором, соглашениями, трудовым договором 2 .

Понятно, что направление работника за границу всегда связано с отрывом от производства. Но так как сотрудник направляется на обучение в интересах работодателя, то последний предоставляет ему определенные гарантии.

Так, работнику, направляемому на повышение квалификации, организация-работодатель гарантирует место работы (должность) и средний заработок 3 . Более того, если повышение квалификации с отрывом от работы производится в другой местности, то возмещаются еще и командировочные расходы в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Иначе говоря, направление работника на обучение в иную местность (в том числе за пределы Российской Федерации) нужно рассматривать как служебную командировку работника, связанную с обучением. При этом стоимость обучения учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией , на основании подп. 23 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ) как расходы на профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика при соблюдении определенных условий 4 .

Расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, организация не вправе признать расходами на обучение работников 4 .

Аналогичного мнения придерживается и Минфин России 5 .

Как учесть расходы на обучение?

Организация вправе учесть расходы на обучение работника только при выполнении следующих условий 4:

· сотрудник, направляемый на учебу, трудится в организации на основании трудового договора;

· издан приказ о направлении его на учебу в связи с производственной необходимостью;

· обучение производится на основании договора, заключенного с образовательным учреждением. В случае обучения в российском образовательном учреждении понадобится еще и копия лицензии образовательного учреждения;

· есть копия документа о прохождении обучения, выданного образовательным учреждением.

Причем хранить указанные документы организации придется не менее четырех лет с момента завершения обучения работника 4 .

Что делать, если организатор не является образовательным учреждением?

Если перечисленные выше условия не выполняются, то учесть расходы по обучению сотрудника нельзя. Так, по нашему мнению, участие в обучающем семинаре не всегда можно считать расходами на обучение работника. Как правило, он проводится непродолжительное время (1–3 дня), его организатор вправе не иметь соответствующей лицензии да и обучение на семинаре зачастую не сопровождается выдачей не документа о прохождении обучения, а лишь сертификата участия.

Вместе с тем это не говорит о том, что у организации нет шансов учесть расходы на участие в семинаре для целей налогообложения.

Просто нужно изменить их квалификацию и оформить участие в семинаре как оказание консультационных услуг . В описанном случае учесть их для целей налогообложения можно на основании подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако в такой ситуации нужно запастись иным составом документов:

· договором на оказание консультационных услуг с организатором семинара;

· актом на их оказание;

· счетом-фактурой.

Кроме того, не лишним будет и отчет сотрудника, принявшего участие в семинаре, в котором будет перечислен состав вопросов, рассмотренных в ходе семинара.

Командировочные расходы

Помимо собственно расходов на обучение, при направлении работника в другую местность имеются еще и командировочные расходы, которые также учитываются для целей налогообложения.

Работодатель обязан возместить командированному работнику 6:

· расходы по проезду;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение командировочных расходов производится работодателем по внутренним нормам организации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом возмещение командировочных расходов работника, в том числе направляемого на обучение, можно произвести только при наличии специального состава документов, оформляемого при любых командировках.

Такими документами являются 7:

· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а);

· командировочное удостоверение (форма № Т-10);

· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

В настоящее время порядок направления работников в служебные командировки регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки8 (далее - Положение о командировках). Причем данный документ определяет особенности порядка направления работников в командировки не только на территории Российской Федерации, но и на территории иностранных государств.

Обучение за рубежом

При командировке за рубеж работнику, направляемому на обучение, дополнительно возмещаются:

· расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

· обязательные консульские и аэродромные сборы;

· сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

· расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

· иные обязательные платежи и сборы.

В п. 15 Положения о командировках 8 прямо сказано о том, что направление работника за пределы Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

Время фактического нахождения работника в заграничной командировке определяется в этом случае по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы Российской Федерации. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы Российской Федерации. Такого же мнения придерживаются и фискальные органы 9 .

Однако если местом обучения является государство - участник СНГ, с которым заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, то оформить командировочное удостоверение все же придется. На это указывает п. 19 Положения о командировках 8 .

ВЫДАЧА ДЕНЕЖНОГО АВАНСА

Перед поездкой работодатель выдает сотруднику, направляемому на обучение, денежный аванс. Если обучение производится на территории Российской Федерации, то подотчетные средства выдаются в рублях; если же речь идет об обучении за рубежом, то деньги могут быть выданы и в иностранной валюте.

ВАС России считает 10 , что выдача наличной валюты из кассы организации не является операцией, противоречащей нормам российского валютного законодательства. Это же подтверждает и Центробанк России 11 .

Выдача аванса на покрытие командировочных расходов не может быть осуществлена без расчета суточных. Причем они выплачиваются работодателем за каждый день нахождения в командировке, исходя из ее общего срока (включая время нахождения в пути).

Порядок и размер возмещения расходов, связанных с командировками, в том числе и суточных, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в коллективном договоре или ином локальном акте организации 12 .

Валютный аванс

При выдаче валютного аванса на командировку фирма не вправе оформить выдачу валюты расходным кассовым ордером формы № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), применяемой при выдаче рублевых авансов.

По нашему мнению, в данном случае организация вправе воспользоваться только самостоятельно разработанной формой валютного «расходника» (Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010)).

Заграничные суточные

В отличие от командировок по Российской Федерации, при командировке за границу организация может выплатить суточные даже при однодневной поездке, например, для участия в однодневном семинаре. На это указывает п. 20 Положения о командировках 8 . Правда, их размер ограничен только 50 % нормы расходов на выплату суточных, установленных организацией для зарубежных командировок.

Кстати, в части зарубежных поездок следует обратить внимание на п. 18 Положения о командировках 8 , устанавливающего принципы выплаты суточных при зарубежных поездках. Согласно указанной норме дата пересечения границы Российской Федерации оплачивается по правилам страны въезда - при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются в иностранной валюте, при возращении в Российскую Федерацию - в рублях.

ОТЧЕТ О РЕЗУЛЬТАТАХ КОМАНДИРОВКИ

В течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки работник должен представить письменный отчет о результатах командировки и сдать в бухгалтерию авансовый отчет о суммах произведенных в командировке расходов.

По возвращении с учебы (из командировки) работник обязан отчитаться в общем порядке. На это указывает и п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 № 40), и п. 26 Положения о командировках 8 .

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию компании по форме № АО-1 «Авансовый отчет» (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

В случае если аванс работнику выдавался в иностранной валюте, то в авансовом отчете в обязательном порядке заполняется строка 1а.

Если сотрудником истрачена не вся сумма подотчетных средств, то она подлежит возврату в кассу организации. При несвоевременном возврате остатка работодатель вправе удержать его из заработной платы сотрудника 13 .

Заполненный авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами работник сдает в бухгалтерию на проверку.

Если оправдательные документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык 14 .

Игнорирование требования о переводе документов может привести к конфликту с налоговиками (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.10.2008 № Ф04-6232/2008(13382-А75-40) по делу № А75205/2008).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем компании.

Расходы организации по командировке, связанной с обучением, отражаются в учете на дату утверждения авансового отчета.

Курсовая разница

В отношении подотчетных сумм, выдаваемых в валюте, следует отметить один важный момент. На дату выдачи денежных средств в валюте организация должна произвести их пересчет в рубли по курсу Центробанка России. Таковы требования пп. 4–6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) 15 .

В силу п. 7 ПБУ 3/2006 15 дальнейший пересчет производить не следует.

Командировочные расходы в иностранной валюте включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действовавшему на дату выдачи валюты под отчет для оплаты этих расходов. Это вытекает из п. 9 ПБУ 3/2006 15 . В такой ситуации курсовых разниц не возникнет.

Неиспользованный остаток аванса сотрудник фирмы обязан вернуть в кассу организации. Если за период времени от даты выдачи валюты до даты утверждения авансового отчета и возврата остатка курс сменился, то возникнет положительная (отрицательная) курсовая разница, так как на дату возврата валютных денежных средств организация обязана произвести их пересчет в рубли по курсу Центробанка России, действующему на дату возврата.

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ СУТОЧНЫХ

Отметим, что сегодня суточные, выплачиваемые при командировках, для целей налогообложения не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), поэтому организация вправе учесть суточные, выдаваемые сотруднику исходя из «внутренних» норм, установленных компанией.

Если же «внутренние» нормы суточных превышают нормы суточных, установленных гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ, то сумма превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица.

Напомним, что сейчас в части российских командировок суточные, не облагаемые налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), составляют 700 руб., в части поездок за рубеж эта величина ограничена размером в 2 500 руб. Если организация при направлении своих сотрудников выплачивает им суточные в большем размере, то с суммы превышения ей следует удержать НДФЛ и заплатить его в бюджет. Аналогичные разъяснения на этот счет дают и финансисты 15 .

В части уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование отметим, что организация вправе не начислять страховые взносы в ПФ России, ФСС России, ФФОМС и ТФОМС на размеры суточных, установленные внутренними нормами компании 17 .

1 Статья 197 ТК РФ.

2 Статья 196 ТК РФ.

3 Статья 187 ТК РФ.

4 Пункт 3 ст. 264 НК РФ.

5 Письмо Минфина России от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137.

6 Статья 168 ТК РФ.

7 Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

8 Утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

9 Письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505.

10 Постановление Президиума ВАС России от 18.03.2008 № 10840/07 по делу № А33-1127/2007.

11 Письмо ЦБ России от 30.07.2007 № 36-3/1381.

12 Статья 168 ТК РФ; письмо Минфина России от 23.06.2009 № 03-03-06/1/423.

13 Статья 137 ТК РФ; письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ.

14 Статья 68 Конституции РФ; п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002);

п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, в ред. от 25.10.2010).

15 Утверждено приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н (в ред. от 25.10.2010).

16 Письмо Минфина России от 15.04.2009 № 03-04-06-01/97.

17 Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (в ред. от 16.10.2010).

В. В. Семенихин,
руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Знаете ли вы, как правильно указать можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска - ежегодные или по состоянию здоровья.
Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

Мамы детей младше 3 лет.
Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

Приказом.
Служебным заданием.
Командировочным удостоверением.
Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, чеки на отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Изучение целевого рынка.
Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
приобретение оборудования «Станок»;
исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

обучение персонала;
участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
повышение профессионального уровня;
освоение новых технологий;
проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

увеличение объемов реализации в регионе;
изучение рынка сбыта;
переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

установка, наладка оборудования;
обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
проверка, тестирование работы станков;
гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами,

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

проведение внутреннего правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

закупка удобрений;
получение разрешающей документации;
представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
участие в конференции фермеров, обмен опытом;
приобретение спецтехники;
реализация продукции на городской ярмарке;
доставка партии товаров заводу АО "Заказчик".

Водитель

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
перевозка коммерческого директора;
доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
плановая диагностика автомашины;
доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

Сбор информации для научной работы по теме (название).

Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.